Näin valitset täydellisen kokoustilan

Onko vastuullasi järjestää kokous, aamiaistilaisuus, konferenssi tai vastaava liike-elämän tapahtuma? Yksi olennaisimpia asioita kokouksen tai muun yritystapahtuman järjestämisessä on tilan valinta. Näyttävällä ja toimivalla tilalla vakuutat sekä kollegasi että vieraasi. Poimi tästä oppaasta Venuun täsmäneuvot yritystapahtuman järjestämiseen.

Näin valitset täydellisen kokoustilan

Valitse sopivantyyppinen tila

Yritystapahtumia varten on olemassa paljon erilaisia tilatyyppejä. Tilan valitseminen riippuu mm. tapahtuman koosta, sen tyypistä, mitä aktiviteetteja se pitää sisällään ja tietysti sijainnista.

Yritystapahtumia järjestetään tyypillisesti näissä tiloissa:

  • Konferenssikeskukset  - hyviä suurille tapahtumille, joihin saavutaan autolla. Suurissa halleissa ja keskuksissa on yleensä tarjolla parkkitilaa ja ne ovat hyvin varusteltuja.
  • Kokoustilat  - kokouksia varten räätälöidyt tilat, jotka sopivat pienille ja keskisuurille bisnesseurueille.
  • Kabinetit  - kabinettitilat ovat yleensä pienempiä ja niukemmin varusteltuja kuin kokoustilat, mutta ajavat hyvin asiansa.
  • Saunatilat  - useissa saunatiloissa on mukana myös kokoustilaoptio, jolloin virallisen osuuden jälkeen voi rentoutua löylyissä.
  • Ravintolat  - ravintoloiden tilat mukautuvat usein myös kokouskäyttöön. Lounasravintoloilta kannattaa tiedustella mahdollisuutta iltakäyttöön ja iltaisin käytössä olevalta ravintolalta päiväkäyttöön. Useimmissa ravintoloissa on myös kabinetteja ja muita rauhoitettuja tiloja, jotka sopivat bisnestapahtumille.

Mikäli järjestät yritystapahtuman jossakin muussa tilassa kuin kokoustilassa, ole erityisen tarkkana varustelun kartoittamisen suhteen.

Tutustu tilaan ja sen palveluihin

Potentiaalisiin tiloihin kannattaa käydä tutustumassa mahdollisuuksien mukaan. Kiinnitä huomiota ainakin näihin asioihin:

Tilan yleisilme ja sijainti

Tapahtumatila vaikuttaa vahvasti kollegoiden, asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden ja muun yleisön mielikuvaan yrityksestäsi. Mieti vastaako tila sitä mielikuvaa jonka haluat heille antaa. Ovatko tilat ja huonekalut siistit ja hyvässä kunnossa? Onko tapahtumasi puhujille tarjolla miellyttävä tila, jossa rentoutua ennen puhumista? Onko tapahtumapaikka rauhallisessa ympäristössä, jossa voi keskittyä olennaiseen? Löytyykö vieraiden omille autoille parkkitilaa vai kannattaako käyttää julkisia kulkuvälineitä?

Tilan koko

Tilan tulee olla riittävän suuri kaikille osallistujille, mutta pyri välttämään liian suuren tilan valitsemista. Tarpeettoman suuren tilan hankkiminen ei ole vain rahan haaskausta, vaan vieraat voivat myös tuntea olonsa epämukavaksi. Tiloissa on myös eroja sen suhteen kuinka moni vieras mahtuu istumaan ja seisomaan. Messuilla istumapaikat eivät ole niin välttämättömiä kuin kokouksessa tai koulutuksessa.

Tilan maine

Tapahtumatilassa ei ole kyse vain rakennuksesta ja fyysisestä sijainnista. Henkilökunta on tärkeä tekijä viihtyvyyden kannalta erityisesti jos tapahtumaan kuuluu ruoka- tai juomatarjoilu. Venuun tilaesittelyjen arvostelut ovat arvokasta materiaalia myös henkilökuntaa arvioidessa.

Catering

Mikäli tapahtumassa on luvassa ruokaa, vieraasi odottavat sitä. Älä petä heidän odotuksiaan. Useissa tiloissa tarjotaan catering-palveluita optiona. Kannattaa kuitenkin tarkistaa, että taso vastaa tapahtumasi luonnetta. Mikäli catering-optiota ei ole saatavilla, ota selvää voiko tarjoilun järjestää kyseiseen tilaan muualta. Selvitä myös löytyykö tilasta mahdollisuudet ruuan esivalmisteluihin, säilyttämiseen ja tarjoiluun. Mikäli tilaan kuuluu keittiö, astiasto ja ruokailuvälineet ovat yleensä saatavilla. Tämäkin on kuitenkin hyvä varmistaa.

Järjestelyt tiloissa

Cateringin lisäksi saatat tarvita muita järjestelyitä. Mieti ajoissa mitkä asiat tapahtumassasi saattavat vaatia järjestelyjä tilan tarjoajan kanssa. Aiotko sijoittaa banderolleja tai muuta promootiomateriaalia tilaan tai sen ulkopuolelle? Onko tilalla oma vastaanotto, josta vieraat voi ohjata oikeaan paikkaan tai tarvitaanko suuntaviittoja? Sopiiko istuinjärjestys tapahtumallesi vai voitko tarvittaessa vaihtaa sitä?

Elektroniikka

Yritystapahtumissa ei sovi unohtaa elektronisia tarpeita erityisesti jos tarkoitus on pitää presentaatio. Monet vieraat saattavat myös kaivata verkkovirtaa ja internet-yhteyttä kannettavaa tietokonetta varten. Tarkista löytyykö valitsemastasi tilasta seuraavat ja millaiset ne ovat:

  • Äänentoisto ja mikrofoni (tärkeä varsinkin suurissa tapahtumatiloissa)
  • Nopea internet-yhteys (muista jakaa tunnukset vieraille)
  • Dataprojektori ja valkokangas tai muu pinta mihin heijastaa kuva
  • Sopivat liitännät erilaisille tietokoneille
  • Riittävästi virtalähteitä
  • Hyvä valaistus

Onnistuneella suunnittelulla onnistunut tapahtuma

Kattavalla suunnittelulla ja tutustumalla tapahtumatilaan etukäteen vältät helposti suurimmat ongelmat mitä voit tapahtuman järjestämisessä kohdata. Tilan valitsemiseen kannattaa käyttää aikaa!

Paljon erilaisia kokoustiloja löydät Venuun tilahakukoneella. Tutustu esimerkiksi kokoustiloihin Helsingissä ja Espoossa.