Säästä satoja euroja lähettämällä tarjouspyyntöjä kuin ammattilainen

Olit sitten järjestämässä häitä, kokouksia tai saunailtoja, niin näillä vinkeillä saat unelmatilaltasi parhaimman mahdollisen tarjouksen!

Säästät kallista aikaasi, hermojasi ja euroja kun tilantarjoaja pystyy antamaan juuri sinun tapahtumaasi vastaavan tarjouksen eikä hänen tarvitse arvailla budjettiasi ja tehdä oletuksia palveluista joita saatat tarvita. Katso alhaalta vinkit, niin saat hyvän ja täsmellisen tarjouksen heti ensi yrityksellä!

Mitä sinun pitää tietää ennen kuin lähetät tarjouspyyntöä?

Moni tapahtuman yksityiskohta vaikuttaa tarjouksen hintaan, joten saadakseen oikeanlaisen kuvan, kerro tilantarjoajalle tarpeistasi heti alussa. Mainitse ainakin näistä:

Tilaisuuden laatu

Aloita siitä, minkälainen tilaisuutesi on. Tämä on suuntaa antava tieto ja voi olla lähes mikä vaan, esimerkiksi syntymä- tai vuosipäivä, vihkimistilaisuus, saunailta tai vaikka seminaari.

Päivämäärä ja kellonaika

Ehdottomasti tarjouspyynnön tärkeimpiä tietoja!  Kerro mitä päivämääriä ja kellonaikoja olet suunnitellut, jotta tilanomistaja pystyy tarkistamaan onko tila tuolloin ylipäänsä vapaana.

Henkilömäärä

Henkilömäärän avulla tilantarjoaja pystyy arvioimaan tapahtuman koon ja sen vaatiman työmäärän esimerkiksi tarjoilujen tai siivouksen osalta. Henkilömäärän ei tarvitse olla tarkka, enemmänkin suuntaa antava.

Budjetti

Olethan miettinyt jo tapahtuman budjettia?

Budjetin laskeminen auttaa sekä sinua että tilantarjoajaa. Ellei hän tiedä budjettiasi, hän ei osaa arvioida tilaisuuden todellisia kustannuksia ja saattaa ampua tarjouksessaan pahasti hintahaarukkasi yli.

Tilantarjoajat pystyvät usein sovittamaan tarjouksia eri kokoisiin budjetteihin, joten jos ensimmäinen tarjous kuulostaa kalliilta, pyydä uutta tarjousta joka sopii paremmin budjettiisi.

Muista kuitenkin ottaa budjetissa huomioon tapahtuman kaikki kustannukset, eikä pelkästään tilaa, ruokaa ja juomaa. Yllättäviä kustannuksia saattaa tulla esimerkiksi bändistä, kuljetuksista tai muista vastaavista.

Budjetti kannattaa ilmoittaa henkilöön suhteutettuna, esimerkiksi 50€/hlö.

Ruoka ja juoma

Kerro ehdottomasti tuleeko tilaisuutesi ruokaa tai juomaa. Ja jos tulee, niin haluatko ne tilan puolesta vai hoidatko tarjoilut itse.

Tiloilla on monesti omaa ravintolatoimintaa ja he mielellään järjestävät tapahtumasi tarjoilut tai hoitavat ne yhteistyökumppaninsa kautta. Jos toivot tarjoiluja tilan puolesta, niin kerro minkätyyppisestä tarjoilusta olet kiinnostunut. Esimerkiksi ruokailu voi olla joko cocktail-, buffet- vai lautasmallinen.

Jos haluat järjestää ruoka- tai juomatarjoilun itse, niin varmista, että se on mahdollista jo ensimmäisessä tarjouspyynnössä!

Tekniikka

Jos tarvitset tiettyä tekniikkaa tapahtumaasi, varmista onko tilalta mahdollista saada äänentoistoa eli PA-laitteita tai video- eli AV-laitteita. Jos et näitä tarvitse, niin mainitse siitäkin, eikä tilantarjoajan tarvitse tehdä oletuksia puolestasi.

Pöytämuoto

Jos tapahtumaasi tulee pöytiä, kerro tilantarjoajalle minkälaiseen järjestykseen haluat ne. Pöytämuoto vaikuttaa paljon siihen, kuinka monta henkilöä tilaan mahtuu istumaan.

Venuun kautta näet tilan profiilista kuinka monta henkilö kuhunkin pöytämuotoon mahtuu istumaan.

Tässä esimerkiksi Huoneen Karnevaali-tilan pöytämuodot ja henkilömäärät:

Yleensä yksityistilaisuudessa vaihtoehtoina on:

  • Banketti
  • Pitkät pöydät (yli 12 henkeä)
  • Suorakaide (alle 12 henkeä) Ja yritystilaisuuksissa taas:

  • Luokkamuoto

  • Seminaari- tai teatterimuoto
  • Diplomaatti tai suorakaide
  • O-muoto ja U-muoto

Muut perustiedot ja erikoistoiveet

Kerro tarjouspyynnössä myös erikoistoiveista, kuten tarvitsetko tanssilattiaa, parveketta, majoitusta, parkkitilaa tai muuta tapahtumalle olennaista.

Valmis pohja tarjouspyynnön lähettämiseen

Hyvä tarjouspyyntö sisältää paljon tietoa, mutta on kuitenkin lyhyt ja ytimekäs. Lähetän itse tällä pohjalla useita kymmeniä tarjouspyyntöjä päivässä, ja saan aina hyvän vastauksen tilaltakin.

Hei,

Saisinko tarjouksen tilastanne PVM järjestettävään TILAISUUTEEN

Tarkoituksena olisi viettää HENKILÖMÄÄRÄ TILAISUUDEN TYYPPI klo 00.00-00.00. Tilalta vaaditaan ERIKOISTOIVEET. Budjetti tilaisuudelle on 00€ / hlö tai 0000€ kokonaisuudessan.

Saisinko tarjouksen, joka sopii tilaisuuden kuvaukseen?

Terveisin,

Ninamari

Oikea tarjouspyyntö voisi näyttää vaikka tältä:

Hei,

Saisinko tarjouksen tilastanne 24.5.2015 järjestettäviin hääjuhliin?

Tarkoituksena olisi viettää 150 henkilön juhlatilaisuus buffet-ruokailun kanssa. Kellon aikana olisi 15.00-02.00. Tilalta vaaditaan myös mahdollisuutta omiin juomiin ja AV-tekniikkaa. Budjetti tilaisuudelle on 25 €/hlö tai 4 000€ kokonaisuudessan. 

Saisinko tarjouksen, joka sopii tilaisuuden kuvaukseen?

Terveisin,

Ninamari

Ota huomioon myös nämä

Kun lähetät tarjouspyyntöjä, ole kärsivällinen. Tilat saavat kymmeniä tarjouspyyntöjä päivässä, eivätkä pysty vastaamaan saman päivän aikana kaikkiin. Yleensä vastausaika on 48 tuntia ja arkena työaikojen sisällä.

Jotta välttyisit pitkiltä sähköpostiviestittelyiltä, onkin hyvä kertoa tarvittavat tiedot heti alussa.

Lähetä myös useampi tarjouspyyntö. Parhaimman tarjouksen löydät vertailemalla useamman tilan tarjouksia toisiinsa. Voi myös olla, ettei yksi tila pystykkään tarjoamaan kaikkea mitä tarvitset, mutta toinen pystyy.

Esimerkiksi Venuun kautta on helppo lähettää useita tarjouspyyntöjä kerralla. Voit myös tallentaa profiiliisi tarjouspyyntöpohjan, joka tekee tarjouksien lähettämisestä entistä helpompaa.

Kun olet saanut tarjouksen, käy vielä paikan päällä keskustelemassa. Saat paremman kuvan tilasta, tilantarjoajasta ja heidän palveluistaan. Myös tilantarjoaja hahmottaa tapahtumasi paremmin ja saat tilaisuuden neuvotella hintaa vielä alemmaksi!

Tarvittaessa ota yhteyttä ammattilaiseen!

Autan Venuun asiakkaita löytämään juuri heidän tapahtumaan sopivat tilat ja lisäpalvelut, joten jos kaipaat apua tilaisuutesi suunnittelussa, niin ota yhteyttä minuun joko sähköpostillaasiakaspalvelu@venuu.fi tai soittamalla +358 50 528 0971.

Autan mielelläni myös sinua löytämään täydellisen tilan tapahtumallesi!