Tapahtuman järjestäjän muistilista – näin syntyy onnistunut tilaisuus

Kyseessä voi olla pikkujoulut, asiakastilaisuus, valmistujaiset, syntymäpäivät tai mikä tahansa yksityis- tai yritystapahtuma. Jos juhlien tai muiden tapahtumien järjestämisestä ei ole kokemusta, voi vastuunottaminen tuntua jännittävältä. Kokosimme listan tapahtuman järjestäjän nyrkkisäännöistä, joiden avulla tilaisuuden järjestely muuttuu pakkopullasta hauskaksi seikkailuksi.

1. Suunnittele tilaisuus huolellisesti

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty - myös tapahtumien kohdalla. Etenkin yritystilaisuuksissa on tärkeä määritellä, kenelle tilaisuus järjestetään ja mitä tilaisuudella halutaan saavuttaa. Yksityistilaisuuksissa järjestelyt kannattaa aloittaa miettimällä haluttu teema.

Mieti tilaisuuden isot suuntaviivat:

  • Miksi tilaisuus järjestetään ja mitä sillä halutaan saavuttaa
  • Kenelle tilaisuus järjestetään
  • Minkälainen teema tai tunnelma tilaisuuteen halutaan luoda

2. Etsi täydellinen tapahtumatila

Tilan valinta on yksi tärkeimmistä tekijöistä niin tilaisuuden toimivuuden kuin tunnelmankin kannalta. Tapahtumatilan valintaan vaikuttavat etenkin haluttu sijainti, tilaisuuden henkilömäärä ja budjetti. Myös tilan koolla on suuri merkitys: liian ahdas tila on huono valinta, mutta liian iso tila voi tuntua kolkolta.

Vinkit tilan valintaan:

  • Sijainti, henkilömäärä, budjetti ja haluttu tunnelma määrittävät tilan valintaa
  • Varmista, että tilassa on kaikki tarvittava tekniikka, narikkapalvelut ja muut erityistarpeet
  • Suosittelemme, että lähetät kyselyn vähintään 5 tilalle, jotta saat varmasti parhaan tarjouksen

3. Aikatauluta tehtävät

Määritä ja aikatauluta suunnitteluvaiheessa kaikki tehtävät aina tilan etsimisestä ja kutsujen lähettämisestä tapahtumapäivänä hoidettaviin asioihin. Ota käyttöön kalenteri ja to do -lista, aseta muistutuksia ja merkkaa ylös hoidetut asiat.

Tehtävien aikataulutuksessa auttaa:

  • Mieti, mitkä asiat pitää hoitaa heti suunnittelun alkuvaiheessa, mitkä kuukautta ennen, viikko ennen ja mitä voidaan tehdä vasta tapahtumapäivänä
  • Tärkeimpinä asioina tietenkin tilan hankkiminen, tapahtuman ohjelma, tarjoilut, koristelut ja kutsut
  • Ota käyttöön to do -lista ja kalenteri sekä aseta muistutuksia

4. Määritä realistinen budjetti

Budjetin määrittäminen antaa raamit tapahtumasuunnittelulle ja helpottaa vaihtoehtojen karsimista. Ota budjetin määrittelyssä huomioon ainakin henkilömäärä, tarjoilut, tilavuokra ja ohjelma. Jos könttäsumman miettiminen tuntuu haastavalta, voit miettiä, paljonko tilaisuus saa maksaa per osallistuja. Mieti, mikä on tilaisuutesi onnistumisen kannalta merkittävintä ja panosta siihen rahallisesti eniten.

Määrittele mahdollisimman yksityiskohtainen budjetti:

  • Paljonko tarjoiluihin, tilavuokraan ja ohjelmaan varataan budjettia
  • Ota huomioon myös mahdolliset työ- ja markkinointikulut
  • Kommunikoi budjetista palveluntarjoajille ja pyydä tarjouksia useista paikoista

5. Valitse tilaisuuden ohjelma

Pidä tapahtuman kohdeyleisö ja tavoite mielessä, kun suunnittelet ohjelmaa! Joskus omat preferenssit kannattaa laittaa syrjään ja miettiä, mistä kyseisen tilaisuuden osallistujat innostuvat ja pitävät.

Mieti ohjelmaa valitessa:

  • Minkälainen tilaisuus ja kohdeyleisö ovat kyseessä
  • Halutaanko tilaisuuteen aktiviteetti, puhuja tai vaikka bändi
  • Varmista, että kaavailtu ohjelma sopii tilaan
  • Selvitä, onko tarvetta erityisvarusteluille, kuten videotykille tai esiintymislavalle

6. Hyödynnä palveluita, ammattilaisia ja sovelluksia

Tilaisuuden järjestäjä ei ole yksin. Isommissa tapahtumissa kannattaa kääntyä asiantuntijoiden puoleen. Pienemmissä tilaisuuksissa apuna ovat tapahtuma-alan palvelut ja sovellukset, jotka helpottavat järjestelyvaiheita aina tilan ja aktiviteetin löytämisestä kutsun lähettämiseen.

Tsekkaa nämä palvelut:


Lopuksi vielä pieni muistutus, mitä tapahtumanjärjestäjän EI kannata tehdä: Takuuvarma muistilista epäonnistuneisiin juhliin »


Tarvitset tapahtumaan tietenkin myös huikean tapahtumatilan!

Katso upeimmat tilat Venuu.fi:stä:

Katso kaikki juhlatilat »
Katso kaikki kokoustilat »


Lue seuraavaksi:

5 vinkkiä pitopalvelun varaamiseen

TOP 10 Kokoustilat Helsingissä

20 x Helsingin uniikit juhlatilat

Juhlatilat Helsinki | Häätilat Helsinki | Kokoustilat Helsinki
Festlokal Stockholm | Bröllopslokal Stockholm | Möteslokal Stockholm
Wedding Venues Copenhagen | Meeting Rooms Copenhagen | Event Venues Copenhagen