Tapahtumapaikan valinta – ammattilaisen 5 vinkkiä

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Häät, syntymäpäivät, kokous, asiakastilaisuus, konferenssi… Oli tapahtumasi suuri tai pieni, virallinen tai rento; oikean tapahtumapaikan valinta on äärimmäisen tärkeää.

Sosiaalisissa tilaisuuksissa, esimerkiksi perhejuhlissa, viihtyisyys on vähintään yhtä tärkeä asia kuin käytännön toimivuus. Kun kestitset ystäviäsi ja sukulaisiasi on luonnollisesti mukavaa että tila on omannäköisesi ja tunnelman luominen on helppoa. Virallisemmissa tilaisuuksissa tapahtumapaikan merkitys korostuu entisestään. Tapahtumatila edustaa tapahtumasi aikana yritystäsi ja on osa yritysilmettäsi.

Tässä tulee viisi vinkkiä, joiden avulla valitset helposti juuri sinulle ja organisaatiollesi sopivan tilan tapahtumaan kuin tapahtumaan!

1. Sijainti

Aloitetaan perusasioista. Tapahtumaasi pitää olla helppo tulla. Kulkeeko kohderyhmäsi julkisilla, vai tulevatko he omilla autoillaan?

Liikenneyhteydet ja paikoitusmahdollisuudet ovat osallistujillesi ratkaiseva tekijä. Jos siirtyminen käy hankalaksi, he jättävät tulematta. Jos osallistuja on jo saapuessaan turhautunut parkkipaikan saamisen tai oikean sisäänkäynnin etsimisen yhteydessä, on hänen vaikea suhtautua positiivisesti tapahtumaasi.

Löysitkö tapahtumapaikan joka on muuten täydellinen, mutta sijainniltaan valitettavan epäkäytännöllinen? Harkitse yhteiskuljetuksen järjestämistä!

2. Tilantarve

Tapahtumapaikan koon määrittää tietenkin osallistujamääräsi. Joskus käy niin, että
osallistujamäärää on vaikea arvioida etukäteen. Silloin tilalta kaivataan joustavuutta.

Onko olemassa riski, että tapahtumasi maksimikapasiteetti ei täyty? Valitse silloin tapahtumatila jota on
helppo rajata pienemmäksi, esimerkiksi liukuovilla tai tai väliseinillä. Liian iso tila voi tuntua kolkolta
ja antaa tapahtumastasi epäsuosiollisen kuvan.

Entä jos osallistujia ilmestyykin yllättävän monta? Hyvä tilanvuokraaja jättää vuokrasopimukseen sijaa muutoksille. Mahdollisuus vaihtaa isompaan tilaan voi olla sovittavissa, samoin järkevin ehdoin irtisanominen tai purku jos käykin niin, että joudut vaihtamaan paikkaa aivan toiseen osoitteeseen. Tarkista siis pieni präntti ennen päätöstä.

3. Oheispalvelut

Tämä on erityisen tärkeä kohta! Palvelut kuten pitopalvelu, eteispalvelut, kaluste- tai astiavuokrat haukkaavat usein suurimman osan tapahtuman budjetista.Kannattaa siis olla tarkkana siitä, mitä tapahtumatilan vuokraaminen sisältää, ja mitkä palvelut tilataan ulkopuoliselta toimijalta. Joillakin tapahtumapaikoilla on omat yhteistyökumppanit, joita he suosittelevat. Vastaavatko ne tarpeitasi ja kriteerejäsi?

Vaikka tilavuokraajan yhteistyökumppani olisi edullinen pakettiratkaisu, se ei aina ole oikea valinta juuri sinulle ja tapahtumallesi. Jos epäilyttää, pyydä referenssejä ja suositteluja.

Esimerkiksi pitopalvelu voi olla ratkaiseva tekijä tapahtumasi osallistujakokemuksen onnistumisessa. Ruoka on yleensä niitä asioita, jotka jäävät mieleen: harva asia herättää tapahtumissa yhtä paljon tunteita! Jos osallistujat joutuvat jonottamaan tarjoilua tai pettyvät tarjoilun laatuun, on se heillä päällimmäisenä mielessä kun tulee palautteenannon aika.

On myös tärkeää että tapahtumapaikan ja pitopalvelun henkilökunta omaa saman laadukkaan asiakaspalveluasenteen kuin oma henkilökuntasi. Osallistuja ei välttämättä erota ns. talon väkeä ja omaa väkeä toisistaan. He kaikki ovat yrityksesi eläviä käyntikortteja tapahtuman ajan.

4. Tekniikka

Tekniikan voisi oikeastaan lukea osaksi tapahtuman palveluja, mutta ansaitsee oman mainintansa.Digitalisaation myötä myös kasvava osa tapahtumastasi sijaitsee digimaailmassa. Se asettaa tiettyjä teknologisia vaatimuksia tapahtumapaikallesi.

Langaton verkkoyhteys on nykytilassa tietenkin välttämätön. Se mahdollistaa osallistujien someaktiviteetin tapahtuman aikana eikä sen arvoa ei kannata väheksyä. Useimpien on myös voitava hoitaa esimerkiksi työasioita sähköpostitse
tapahtuman aikana. Varmista että verkon kapasiteetti riittää osallistujamäärääsi nähden.

Taltioitko tapahtumaasi verkkolevitystä varten? Kuvaus- ja lähetyskaluston lisäksi tarvitaan riittävä valaistus ja runsaasti sähköpistokkeita. Selvitä tapahtumapaikan kalustotilanne ennen kuin päätät- riittävätkö paikalla jo olevat laitteet ja varusteet vai joudutko tilaamaan lisää?

5. Tyyli

Viimeinen, muttei vähäisin huomionarvoinen asia - ulkonäkö. Kuten jo aikaisemmin todettiin, on tapahtumapaikka tapahtumasi aikana osaltaan luomassa imagoasi ja yritysilmettäsi. Myös itse tapahtuma voi olla sellainen luonteeltaan että se vaati esteettistä erityishuomiota.

Yksinkertaiseksi esimerkiksi voidaan ottaa häät: usein koko juhla suunnitellaan saman väriteeman ympärille. Silloin vaaditaan yleensä enemmän tai vähemmän koristelua, ainakin kukkia.

Tapahtumatilan koristelu on muutenkin mielipiteitä jakava asia. Teemajuhlat oikeuttavat melkein aina jonkin verran koristelua. Yritysmaailmassa taas koristelu tai muu somistaminen voi tulla kyseeseen jos se luo lisäarvoa. Tapahtumatilan koristelu voi tuntua pieneltä menoerältä muihin hankintoihin verrattuna, mutta se ei aina pidä paikkaansa. Monesta pienestä laskusta kertuu nopeasti sievoinen summa. Jos edullista ja keskinkertaista tilaa tarvitsee koristella ja kohennella paljon, voi olla järkevämpää valita vähän kalliimpi ja prameampi joka ei koristeita kaipaa, jo kättelyssä.

Haluaisitko lukea tästä aiheesta lisää? Lataa ilmainen käsikirja “Tapahtumapaikan valinta”!

 

Vieraskirjoittajana Linda Lönnqvist, Lyyti Oy.