Vieraskynä: Lyyti
Elämme ajassa, jossa ihmisten huomiosta sekä keskittymisestä käydään armotonta kilpailua. Jokainen viesti kilpailee satojen muiden kanssa saman henkilön huomiosta. Mikäli haluat oman äänesi kuuluviin, sinun on osattava pitää oikeanlaista meteliä.
Yksi hyvä tapa pitää meteliä ja kerätä huomiota on järjestää tapahtumia. Erilaisia tapahtumia järjestetään runsaasti, joten saadaksesi mahdollisimman paljon osallistujia omaan tapahtumaasi, tulee viestinnän olla suunniteltu viimeistä piirtoa myöden.
Miten sitten toteuttaa oikea-aikaista ja hyvin suunniteltua tapahtumaviestintää? Mitä kanavia tulisi hyödyntää ja miten viestintää pystyisi automatisoimaan mahdollisimman pitkälle? Miten erottua joukosta?
Alta löydät Lyytin vinkit tehokkaaseen tapahtumaviestintään!
Tutulle on helpompi viestiä
Kuten kaikki viestintä, myös tapahtuma-viestintä kannattaa aloittaa kohderyhmän kartoittamisesta. Kenelle ja millaisella tyylillä viestitään, on iso merkitys oman viestin kannalta.
Ymmärtämällä kohdeyleisöäsi, pystyt ymmärtämään heidän käyttäytymistään ja kiinnostuksen kohteita. Kun kohderyhmä on selvillä voit vaikuttaa yleisöön koko tapahtuman elinkaaren ajan:
- Personoitu kohdistus auttaa sinua välittämään kokemuksen, joka resonoi yleisösi kanssa ja luo yhteyden brändiisi.
- Aivan kuten myynti ja markkinointi käyttävät ostajapersoonia, tapahtumasi tarvitsevat ihanteellisen osallistujan profiilin, jotta voit ylläpitää pitkäaikaista suhdetta osallistujiisi.
- Ihanteellisen osallistujan määrittäminen auttaa myös tapahtumasi tarkoituksen ja tavoitteiden asettamisessa.
- Osallistujille oikeanlaisen tapahtuman järjestäminen mahdollistaa palautteen keräämisen ja onnistuneiden tapahtumien järjestämisen tulevaisuudessa.
Hurmaa vaikuttavalla sisällöllä
Viestinnässä kannattaa tottakai hyödyntää omaa brändiä ja pohtia mitä ainutlaatuista tarjottavaa tapahtumallasi on.
Kutsussa ja viestinnässä on hyvä avata sisältöä teemojen kautta tai esittää kysymyksiä, joihin tapahtuman aikana vastataan. Tällä tavalla pystyt antamaan osallistujalle hyvän katsannon siitä, mitä tapahtuma sisältää kertomatta kuitenkaan liikaa. Koukuta yleisöä niin, että tapahtumaan osallistuminen on vastustamatonta.
Yhtenä kokeilun arvoisena asiana kannattaa kokeilla tapahtuman tavoitteen avaamista osallistujalle; kerro rohkeasti minkä takia järjestät tapahtuman ja mikä on tapahtumasi tavoite. Tällöin osallistujien on helppo arvioida jälkikäteen tapahtuman onnistumista tavoitteen näkökulmasta.
Viestintä kannattaa suunnitella, rakentaa ja aikatauluttaa mahdollisimman pitkälle etukäteen. Myös viestipohjia on hyvä rakentaa eri tarpeisiin, kuten esimerkiksi aikataulu muutoksiin sekä kriisiviestintään, jolloin tarpeen ilmaantuessa koko viestiä ei tarvitse kirjoittaa alusta.
Voit sisällyttää suunnitelmaasi erilaisia viestejä kuten:
- Tapahtuman kutsu
- Uutiskirje, jossa tapahtuma on esillä
- Vahvistusviesti tapahtumaan ilmoittautuneelle
- Tapahtuman sisällön läpikäyminen ennen tapahtumaa
- Muistutusviestejä matkalla kohti tapahtumaa
- Kiitosviestit tapahtuman jälkeen
- Follow-up viestit tapahtuman aiheen ympäriltä
Tapahtumaviestintä on helppo suunnitella ja toteuttaa esimerkiksi Lyytin viestieditorilla ja tapahtumien kopioimisella, jolloin pystyt helposti siirtämään viestipohjat tapahtumasta toiseen. Tämän jälkeen viestien aikatauluttaminen lähtemään haluttuna ajankohtana on helppoa kuin heinänteko!
Miten viestiä tapahtumasta tehokkaasti somessa?
Some on edelleen yksi tehokkaimmista kanavista tavoittaa oma yleisösi. Etenkin kohdentamisen kannalta sosiaalinen media tarjoaa todella kattavia työkaluja. Miten sitten erottua suuresta massasta ja postaus-viidakosta edukseen?
Tapahtuman aihe ja sisältö kannattaa pyrkiä kiteyttämään mahdollisimman napakasti ja huomiota herättävästi. Tässä voi hyödyntää kysymyksiä tai toteamuksia, jotka vastaavat tai haastavat kohderyhmäsi päivittäistä työtä. Kannattaa myös harkita onko tarpeen ilmoittaa tapahtuman maksullisuus. Varsinkin ilmaiseksi järjestettävien tapahtumien kohdalla tämä kannattaa mainita, jolloin kynnys osallistua laskee.
Tee myös somea varten oma julkaisusuunnitelma:
- Mieti tapahtumalle omat kanavat tai ainakin hashtag
- Nostata tapahtuman fiilistä ennen rekisteröinnin julkaisua vaikka vieraspuhujalla tai kiinnostavalla aiheella
- Jaa kutsu lisätärpeillä
- Postaa tapahtuman aikana
- Hyödynnä tapahtuma ja tee haastatteluja ja ota kuvia myöhempää käyttöä varten
- Voit hyödyntää tapahtumaa pitkään sen päätyttyä tekemällä nostoja eri kanaviin tapahtuman sisällöstä. Käytä esimerkiksi lainauksia puhujien puheista, kirjoittaa raportteja tai jakaa faktoja tapahtumadatasta jne.
- Jaa tapahtuman tallenne tai kuvatunnelmia
- Kerro miten tapahtuma menestyi ja jaa yleisön palautetta varsinkin jos tapahtumasi toistuu myöhemmin uudelleen
Kohdentaminen on myös tehokas tapa viestiä omasta tapahtumasta. Lähes kaikilla alustoilla on mahdollisuus tehdä kohdennettua mainontaa ja hyväksikäyttää look-a-like-yleisöä, jolloin alusta itsestään laajentaa kohderyhmää samankaltaisiin käyttäjiin kuin alkuperäinen kohdeyleisösi.
Viesti tulisi siis rakentaa kohderyhmä edellä, jonka jälkeen kohdentamalla varmistat että juuri tämä ryhmä näkee viestisi. Kun puhut yleisöllesi heidän kielellään, erotut muista toimijoista, jotka eivät tee niin.
Tue tapahtumaviestintää ja hallitse kontakteja
Viestintää rakennettaessa on tärkeää tietää ketkä ovat saaneet minkäkin viestin ja miten he ovat siihen reagoineet. Ovatko he avanneet viestiä tai klikanneet jotain viestissä ollutta linkkiä? Myös kutsu- ja kontaktilistojen hallinta on tärkeää, sillä pitämällä listasi ajan tasalla varmistat että oikeat henkilöt saavat viestisi.
Usealla yrityksellä on käytössä erilaisia myynnin sekä markkinoinnin työkaluja, joilla hallitaan asiakaslistoja. Salesforce ja HubSpot ovat näistä yleisimpiä. Integroimalla tapahtumanhallintajärjestelmän, kuten Lyytin, Salesforceen tai HubSpotiin, pystyt hallinnoimaan sekä seuraamaan osallistujatietoja osana muita myynti- sekä markkinointiaktiviteetteja. Tällä tavalla kaikki tieto on aina päivitettynä, kun listat päivittyvät automaattisesti kumpaankin järjestelmään kutsuttujen sekä osallistujien osalta.
Tämä tarkoittaa myös sitä, että kaikkien asiakkaiden ja prospektien kanssa työskentelevien ei tarvitse opetella uuden järjestelmän käyttöä, vaan uusi tieto löytyy kätevästi tutusta ympäristöstä.
Lyyti on Suomen käytetyin tapahtumanhallintatyökalu kaikenlaisten tapahtumien tueksi. Sen avulla toteutat live-, online- ja hybriditapahtumat, jotka rakentavat kestäviä kumppanuuksia ja johtavat parempaan bisnekseen.
Siirry Venuu.fi »
Tsekkaa myös:
Kokoustilat | Kabinetit | Kokoushotellit | Kokouskartanot | Lanseeraustilaisuus | Yritysjuhlat | Kesäjuhlat ja kesäpäivät | Edustustilat | Tarjoilut juhliin | Videokuvaajat
