Vieraskynä: Tapahtumaviestintä – mitä, kenelle ja milloin?

V-sana. Se on kaikkien huulilla. Viestintä. Sitä pitää tehostaa, sen tulee olla interaktiivista ja intuitiivista, sen tulee palvella sekä lähettäjää että vastaanottajaa. Viestinnästä puhutaan jatkuvasti ja kaikkialla, eikä se ole koskaan täydellistä. Suomessa on kuitenkin valtava määrä viestinnän alan osaamista, ja menestyvissä yrityksissä viestintätilanne tuppaa olemaan hyvin hanskassa. Lyytin Linda kertoo, miten tapahtumaviestintä viedään maaliin kunniallisesti.

Finlandia-talo.jpg

Shokkipaljastus: jopa viestinnän ammattilaiset lipsuvat periaatteistaan, kun kyseessä on tapahtumaviestintä!

Syynä voi olla esimerkiksi se, että yrityksen tapahtumat mielletään ihan erillisiksi ilmiöiksi, vaikka ne ovat oikeasti yksi markkinointitoimenpide muiden joukossa. Toinen on se, että tapahtumia järjestävät nykyään enenevässä määrin sellaiset työntekijät, joilla on jo ennestään ihan tarpeeksi kiire omien töidensä kanssa ja joutuvat kasaamaan tapahtumia “vasurilla siinä sivussa”. Budjetit pienenevät, väki vähenee ja tapahtumista tulee helposti tykinruokaa kun mietitään säästöjä. Tapahtuman viestintä ei ole prioriteettilistoilla kovin korkealla.

Mikä neuvoksi? No tietenkin tapahtumaviestintää helpottavat niksit, konstit ja työkalut! Suurimmalla osalla tapahtumaviestinnästä vastaavista on todennäköisesti jonkinlainen markkinointi- tai sähköpostisofta käytettävissään. Laitetaan se töihin, me neuvomme miten!

Tapahtumaviestinnän aikajana

Tämä on tarkistuslista, jonka avulla tapahtumaviestinnän suunnittelu helpottuu: Jätetään turhat hörhelöt pois ja keskitytään oikein ajoitettuihin, selkeisiin viesteihin.

1. Etukäteismarkkinointi

Tapahtuman mainostaminen on hyvä aloittaa 1-2 kuukautta ennen h-hetkeä. Miksi markkinointiviestisi vastaanottajan tulisi ehdottomasti olla läsnä tapahtumassasi? Mainitse nuo syyt. Julkaise kiinnostava pääpuhuja, huikea esiintyjä tai vastaava houkutin, mutta älä paljasta vielä ihan kaikkia herkkuja, joita tapahtumasi tarjoilee. Tässäkin tilanteessa sisältö on kunkku: pidä kohderyhmä mielessä ja muista myös somekanavat.

2. Kutsu

Oli kutsusi sitten suunnattu suurelle yleisölle tai henkilökohtaisesti lähetettävä kirje, sopiva lähetysajankohta on haarukassa pari kuukautta - pari viikkoa ennen tapahtumaa. VIP-henkilöille lähetetään tietenkin aina omat henkilökohtaiset kutsunsa: näin voit sinetöidä vaikuttajien ja muiden unelmavippien osallistumisen tapahtumaasi.

3. Vahvistus

Henkilön, joka ilmoittautuu tapahtumaasi, tulee saada vahvistusviesti välittömästi. Epätietoisuus on ikävää, kun taas varma tieto siitä että paikka on varattu ja lippu maksettu lisää osallistujan todennäköisyyttä saapua paikalle - ja vielä positiivisin mielin.

4. Muistuta nukkujia

1-2 viikkoa kutsun lähettämisen jälkeen on sopiva aika muistuttaa sähköpostitse niitä vastaanottajia, jotka eivät ole vielä reagoineet kutsuusi.

5. Muistuta osallistujia

Noin viikkoa ennen tapahtumaa on hyvä hetki lähettää muistutussähköposti myös heille, jotka ovat jo ilmoittautuneet. Sitä ei koeta ärsyttäväksi, jos se sisältää jotain uutta kiinnostavaa asiaa tapahtumaasi liittyen. Tämäkin viesti on parhaimmillaan teaseri, joka saa vastaanottajan todella odottamaan tapahtumaasi. Samalla hajamielisempi vastaanottaja arvostaa viestiäsi, koska oli juuri epähuomiossa melkein buukkaamassa jotain muuta samalle päivälle.

6. Huolenpitomuistutus

Tämä viesti on oikea kruununjalokivi. Lähetä se päivää tai paria tuntia ennen tapahtuman alkua, mielellään vanhalla kunnon tekstiviestillä. Tekstiviesti harvemmin jää huomaamatta keneltäkään! Sisällytä viestiin puhelinnumero, johon osallistuja voi soittaa yllättävissä ongelmatilanteissa, sekä mahdollisia vinkkejä lähestymisen suhteen: tiedot parkkipaikkamahdollisuuksista tai lähiliikennehäiriöistä ovat aina arvostettuja. Näin saat kaikki osallistujasi tuntemaan itsensä VIP-henkilöiksi - tämänkaltaiset huolenpitoviestit ovat todistetusti aiheuttaneet jopa U-käännöksiä.

7. Jälkihoito

Tapahtuma on ohi, mutta ihan vielä ei suljeta viestintäkanavia. Lähetä aina jonkinlainen kiitosviesti osallistujille. Sen yhteydessä on hyvä myös pyytää palautetta, ja jotta tapahtuma olisi tuoreessa muistissa on se hyvä tehdä viikon-parin sisään tapahtuman päättymisestä.

Haluaisitko lukea lisää tapahtumaviestinnästä? Kiinnostaisiko tapahtumajärjestäjänä kehittyminen ja uusien näkökulmien saaminen tapahtuma-alalle? Käy osoitteessawww.lyyti.com/fi/oppaat tutustumassa ilmaisiin tapahtuma-alan oppaisiimme!

Vieraskirjoittajana Linda Lönnqvist, Lyyti
Kirjoittaja työskentelee Lyytissä sisällöntuotannon ja digimarkkinoinnin parissa. 


Lue seuraavaksi:

Esittelyssä pääkaupunkiseudun vuorattavat saunatilat

5 + 1 parasta palvelua juhlien järjestäjille

Miksi kokoukset ovat myrkkyä + 5 kohdan detox-kuuri