Myrkyllisyyden määritelmä:
Aineiden kykyä aiheuttaa elimistön toiminnan häiriöitä tai rakenteellisia vaurioita.
Tämän määritelmän mukaan kokouksia voidaan ehdottomasti pitää myrkyllisinä. Ne eivät ehkä vahingoita elimistöä (ellei kokoustarjoilut olleet vanhentuneita), mutta yrityksille ne voivat aiheuttaa rakenteellisia vaurioita ja myrkyttää työilmapiiriä.
Oletko ikinä ollut jumissa kokouksessa, jonka huomaat olevan ajanhukkaa heti ensimmäisen 5 minuutin jälkeen? Entä oletko ajatellut, että voisit käyttää aikasi tuhat kertaa paremmin kuin olemalla kyseisessä kokouksessa? Jos olet, on todellakin aika muuttaa kokouskäytänteitä!
Yksistään kokoustamisesta on kirjoitettu niin paljon kirjoja, että jostain on pakko kiikastaa. Muutama esimerkki Amazonista löytyvistä kirjoista kertoo tarpeeksi:
- Boring Meetings Suck: Get More Out of Your Meetings, or Get Out of More Meetings
- Let’s Stop Meeting Like This: Tools to Save Time and Get More Done
- Meetings Matter: 8 Powerful Strategies for Remarkable Conversations
Kysymys kuuluukin: miten kokoukset saadaan muutettua myrkyllisistä tehokkaiksi?
Tässä viiden kohdan detox-kuuri, jonka jälkeen kokoukset ovat parempia, tehokkaampia ja hauskempia.
Detox 1: Vähemmän kokouksia
"Vähemmän on enemmän" pätee myös kokouksiin. Jokaisesta pienestä asiasta ei tarvitse kokoustaa. Kokoukset on hyvä säästää vain tärkeille päätöksille, jotka vaikuttavat moneen ihmiseen yrityksessä.
Kysy itseltäsi: Tarvitaanko tätä asiaa varten kokous vai voiko sen hoitaa sähköpostilla?
Esimerkiksi raportit voidaan välittää meilillä, mutta brainstormaus taas on pätevä syy koota kollegat yhteen.
Kokouksen järjestäminen vain isoille asioille, ei jokaiselle pikkujutulle, voi todella parantaa yrityksen yleistä tehokkuutta.
Detox 2: Vähemmän osallistujia
Oletko koskaan ollut kokouksessa, jossa tunnet olosi täydellisen hyödyttömäksi? Tuntuu, että voisit tehdä sataa muuta asiaa, jotka olisivat paljon hyödyllisempiä sekä sinulle että yritykselle. Yleensä näin käy, kun kaikki kutsutaan jokaiseen kokoukseen, vaikka se ei olisi tarpeellista.
Kun järjestät kokousta tai tapaamista, mieti tämä ennen kuin kutsut osallistujia:
- Tarvitseeko tämän ihmisen 100 % varmasti olla tässä kokouksessa?
Ja kun saat kutsun kokoukseen, kysy itseltäsi:
- Tarvitseeko minun 100 % varmasti olla tässä kokouksessa?
Jos vastaus ylläoleviin kysymyksiin on ei, kannattaa kutsujen lähettämistä ja kokoukseen osallistumista vielä harkita, ja vaikka tehdä sen sijaan töitä.
Detox 3: Aseta aikaraja
Kokoukset voivat olla toooodeeella pitkiä. Joissain yrityksissä kokoukset voivat kestää jopa 4 tuntia tai enemmän. Osallistujat tuskin jaksavat pysyä tehokkaina ja tuotteliaina koko sen ajan, koska ihmisen keskittymiskyky ei yksinkertaisesti riitä.
Sanotaan, että 15 minuuttia hyvä kesto kokoukselle, johtuen ihmisen keskittymiskyvystä – tai sen puutteesta. 15 minuuttia kuulostaa lyhyeltä ajalta, mutta kun kokouksen fokus on kristallinkirkas, kokoukselle varattu vartti pitäisi olla mahdollista käyttää niin tehokkaasti kuin mahdollista.
Toki 15 minuutin kokous ei ole aina mahdollista, mutta aikarajan asettaminen on. Jos 15 minuuttia on liian vähän, voi aikarajaksi asettaa vaikka 30 tai 45 minuuttia. Ja siinä pitää myös pysyä!
Detox 4: Ripaus luovuutta kokoukseen
Lisäämällä kokoukseen hitusen luovuutta osallistujat saadaan pysymään tarkkaavaisina ja keskittyneinä. Kokouksiin voi vaikka valita teeman, esimerkiksi:
Näillä keinoilla kokous paranee varmasti. Tai ainakin siitä tulee hauskempi.
Detox 5: Vaihda ympäristöä
Viimeisenä, mutta ei vähäisimpänä, on maisemanvaihdos. Miksi istua samassa tylsässä neukkarissa, kun voi lähteä toimistolta muualle! Kokouksen voi järjestää vaikka mukavassa kahvilassa tai ravintolassa, valoisassa kabinetissa merinäköalalla tai vaikka saunassa! Venuusta löytyy monia inspiroivia kokoustiloja.
Toivomme, että yllä olevat neuvot auttavat pääsemään eroon myrkyllisistä kokouksista kohti parempi ja tehokkaampia kokouksia!
Lue seuraavaksi:
5 edullista kokoustilaa Helsingistä
Kokoustilat Helsinki | Kokoustilat Espoo |Kokoustilat Vantaa
Möteslokal Stockholm | Möteslokal Göteborg
