Järjestätkö suurempaa yleisötapahtumaa, festareita, messuja tai seminaaria? Jotta porukka tietää tapahtumasta ja haluaa tulla paikalle, erinomainen tiedottaminen ja markkinointi on kultaakin kalliimpaa. Mutta miten tavoittaa juuri oikeat kohderyhmät ja luoda kysyntää?
Lue vinkit, luo hypeä, innosta ihmisiä, saa porukka ilmoittautumaan, ostamaan lippuja ja tulemaan paikalle h-hetkellä!
Satsaa tapahtumanhallinnan työkaluun
Ison tapahtuman järjestäminen ei ole mikään pikkujuttu. Onneksi on olemassa tapahtumahallinnan työkalut, joista löytyy monenlaisia ominaisuuksia:
- mahdollisuus jakaa tietoa tapahtumasta
- myydä lippuja
- hallinnoida osallistujamääriä ja työntekijöitä
- hoitaa aikataulutusta
- budjetoida
... ja paljon muuta! Tapahtumanhallinnantyökalu kokoaa kaiken tapahtumaan liittyvän tiedon yhteen paikkaan niin, että puikot pysyvät käsissä. Lue täältä eri tapahtumahallinnan työkalujen ominaisuuksista »
Tee markkinointisuunnitelma ja budjetti
Määrittele tavoite, keinot ja budjetti. Helposti sanottu, haastavampi toteuttaa! Mieti kenen on syytä tietää tapahtumasta, ketkä ostavat lippuja, kuka tapahtumassa käy, ovatko he samoja henkilöitä ja mitä kautta ihmiset vinkkaavat toisilleen tapahtumasta.
Kun tavoitteet, kohderyhmät ja asiakasprofiilit ovat selvillä, visuaalinen vuosikelli voi helpottaa markkinointisuunnitelman ja budjetin laatimista. Tähän löytyy hyvin apuja ja työkaluja. Esimerkiksi Cloqqa ja projektinhallintatyökalu Trello ovat mitä oivimpia vaihtoehtoja.
Tiedota – PR on ystävä
Profiloi tapahtumaa ja luo kiinnostusta H-E-T-I tapahtuman järjestämisen ensimetreiltä lähtien tiedottamalla siitä medialle ja sidosryhmille.
Koko kansan festareista tai messuista kannattaa tiedottaa mahdollisimman laajasti valtakunnan medioissa, paikallisista tapahtumista paikallismedioissa ja ammattilaistapahtumista, seminaareista ja konferensseista alan medioissa.
Jos tapahtumaorganisaatiolla ei ole tiedotettavaa pitkin vuotta, usealta taholta voi ostaa käteviä kertatiedotteita.
Ole siellä missä kohderyhmäsi
Jos ja kun kohderyhmäsi hakee tapahtumaasi Googlesta, pidä huolta tapahtuman verkkosivujen hakukoneoptimoinnista ja hakusanamainonnasta.
Jos kohderyhmän saa parhaiten kiinni LinkedInistä, YouTubesta, Metan kanavista tai TikTokista, ole läsnä ja mainosta siellä!
Mainosta somealustalla luotuja tapahtumasivuja, tee konversiokamppiksia lippujen myyntiin ja mainosta esimerkiksi tapahtuman ohjelmaa tai puhuja- ja artistikattausta.
Kanavissa on paljon erilaisia mainosmuotoja, jotka sopivat nimenomaan tapahtumien markkinointiin, ja lisää ominaisuuksia tulee jatkuvasti. Esimerkiksi Metaan tuli hiljattain uusi Reminder Ads -mainosmuoto, jossa käyttäjät voivat pyytää muistutuksia ja vastaanottaa kolme ilmoitusta Instagramilta: päivää ennen tapahtumaa, 15 minuuttia ennen tapahtumaa ja tapahtuman alkaessa.
Jokaisessa kanavassa on omat lainalaisuutensa ja varsinkin digimarkkinointi kehittyy jatkuvasti. Voikin olla hyvä keskittyä omaan ydintekemiseen ja ulkoistaa tapahtumamarkkinointia ainakin kriittisimmissä kohdissa. Monen digitoimiston, kuten Sloganin kanssa voi tehdä yhteistyötä tietyn projektin tai tapahtuman tiimoilta. Toimistosta löytyy digimarkkinoinnin syväosaajat, jotka tuntevat kanavien mahdollisuudet kuin omat taskunsa.
Vahvista tapahtuman brändiä Merchillä
Merchiä eli brändättyjä vaatteita ja muita tuotteita käytetään pääsääntösesti tapahtuman aikana, mutta niillä voi luoda hypeä jo ennen tapahtumaakin. Pipot, lippikset, sukat, paidat, pinssit tai kangaskassit katukuvassa ovat todella toimiva kikka - kunhan ne ovat oikeasti tyylikkäitä tai vaihtoehtoisesti ironisen hauskoja, jotta ihmiset haluavat oikeasti pitää niitä. Tämä mahdollisuus kannattaa hyödyntää, etenkin jos tapahtumallasi on visuaalisesti näyttävä brändi!
Yllätä tekemällä jotain odottamatonta
Jos budjetti sallii ja tapahtuman profiiliin sopii, jokin yllättävä tempaus voi olla käänteentekevä menestystekijä tapahtuman markkinoinnissa. Vuoden 2023 Barbie-buumi ei ollut sattumaa, vaan riuska markkinointi- ja PR-koneisto loi buumin määrätietoisesti. Vihjeet siitä, että elokuva ei ehkä olekaan sitä mitä odottaisi sai ihmiset uteliaiksi ja siitä alkoikin Barbie-coren ja Barbenheimerin hypetys!
Pinkkejä yhteistöitä suosittujen brändien ja tuotteiden kanssa nähtiin Crocsista Pradaan ja vakuutusyhtiöistä Bumbleen. Fyysiset elementit, kuten Airbnb:n hulppea Malibu Barbie Dreamhouse -talo ja muut pinkit Barbie-kartanot ympäri maailman, valtavat hologrammit pilvenpiirtäjien lomassa, pinkiksi värjätty London Eye ja life-size lelupakkaukset elokuvateattereissa tekivät kaikki Barbie-maniasta totta ja markkinoinnin tulos nähtiin lippuluukuilla.
Älä unohda tsekata myös näitä tapahtumaasi varten:
Valo- ja videokuvaajat, tapahtumatuottajat, juhlatarvikkeet, esiintyjä, pitopalvelu ja tapahtumatekniikka!
