Oli sitten kyseessä pieni osastopalaveri, johtokunnan kokouspäivä tai kansainvälinen konferenssi, näitä kaikkia yhdistää yksi asia: ei kokousta ilman teknisiä apuvälineitä! Tietotekniikkaa käytetään ennen kokousta, sen aikana ja sen jälkeenkin, esimerkiksi ilmoittautumiseen, tiedottamiseen ja materiaalin jakoon. Mitä kokousteknologian saralla tapahtuu juuri nyt?
Maailmanlaajuinen kokouspalvelujen tuottajien järjestö International Association of Conference Centres (IACC) julkaisi kesäkuussa 2015 näkemyksensä alan uutuuksista, johtavista trendeistä ja ilmiöistä. Oletko jo törmännyt jokaiseen?
10. Hankintapäätökset tehdään digiympäristössä
Sekä kokousten järjestäjät että yksittäiset osallistujat ovat siirtyneet nettiin hieromaan kauppoja. Verkko-ostojen määrä on kasvussa, ja tämä koskee myös kokouspalveluja. Kokouspalvelujen tarjoajista parhaiten tulevat menestymään he, joilla on laadukkaat ja monipuoliset kotisivut. Hyvä kotisivu ei ole pelkästään mainoslehtisen virtuaalinen vastine, vaan asiakkaan on voitava myös suunnitella, varata ja maksaa ostoksensa sen kautta. Hakukoneoptimointi on kaiken a ja o- erään IACC:n jäsenyrityksen uusista asiakkaista jopa yli 70% saapuu heidän kotisivuilleen hakukonehaun kautta!
9. Virtuaalinen vilkaisu
Tapahtuman tai kokouksen järjestäjällä ei aina ole aikaa tai mahdollisuutta käydä paikan päällä tutustumassa kokoustiloihin ennen ostopäätöksen tekoa. Mitä Google Street View edellä, sitä muut perässä: Tapahtuma- ja kokoustilojen sekä niiden ympäristöjen virtuaaliset esittelyt yleistyvät.
8. Etäosallistuminen ja webinaarit
Tällä hetkellä kokoustiloja ympäri maailmaa remontoidaan teknologiaystävällisemmiksi. Virtuaalinen tapahtumiin osallistuminen omalta laitteelta käsin yleistyy kovaa vauhtia, ja tapahtumatiloihin asennetaan mikrofoneja, verkkoreitittimiä ja taltiointilaitteistoa kiireen vilkkaa. Myös livestriimien ja verkkoseminaarien kysyntä on kasvussa.
7. Langattomuus
Langattomuus ei koske enää vain lähiverkkoja,internetyhteyttä ja mikrofoneja, vaan myös latureita. Mobiililaitteiden langaton latausteknologia edullistuu ja yleistyy koko ajan, ja ajan tasalla oleva kokouspalveluntarjoaja varustelee tilansa latauspisteillä varustetuilla huonekaluilla ja pienkalusteilla.
6. Dronet eli lennokit
Droneja eli kauko-ohjattavia kopterikameroita näkee jo useimmissa urheilu- ja ulkoilmatapahtumissa. Yläilmoista on helppo taltioida vaikuttavaa videokuvaa ja sekä käytännöllistä että viihdyttävää kuvamateriaalia. Tämäkin teknologia alkaa olla hyvin järkevissä hinnoissa, ja laitteista on kehitelty myös sisätilakelpoisia. Ei massatapahtumaa ilman dronekuvaa!
5. Mobiililaitteiden monikäyttöisyys
Yhä useampi mobiilisovellus perustuu käyttäjien väliseen vuorovaikutukseen, ja tämä ilmiö on helppo valjastaa myös konferenssikäyttöön. Tapahtuman omassa sovelluksessa voi verkostoitua, kommentoida ja jakaa tietoa helpommin, suoraviivaisemmin ja turvallisemmin kuin esimerkiksi yleisessä sosiaalisessa mediassa.
4. Geofencing - paikkasidonnaiset mobiilipalvelut
Paikkasidonnaiset palvelut perustuvat käyttäjän mobiililaitteen paikannukseen esimerkiksi gps-verkon avulla. Kun sovellus havaitsee tapahtumapaikkaa lähestyvän osallistujan, kilahtaa hänen puhelimeensa automaattisesti esimerkiksi tervetuloviesti ja ajo-ohjeet. Geofencen käyttömahdollisuuksien suhteen vain mielikuvitus on rajana!
3. Tunnelmallista!
Teknologia tuo oman lisänsä myös fiiliksen luomiseen. LED-valaistuksella tilan ilmettä ja tunnelmaa voi muuttaa kirjaimellisesti napin painalluksella. Myös kalusteissa ja sisustuselementeissä käytetään tietotekniikkaa höysteenä, esimerkkinä edellä mainitut mobiililaitteiden latauspisteet.
2. Vähemmän verkostoitumista, enemmän hengailua
Sosiaalinen kanssakäyminen ja hengailu työn lomassa on sekä muodikasta että hyödyllistä! Tämän tietää myös valveutunut tapahtumajärjestäjä. Lämminhenkiset, epämuodolliset viihtymisalueet ja juttelusopet kirvoittavat todistetusti myös työaiheisia keskusteluja.
1. Sukupolvi Y
Edeltävää sukupolvi X:ää vieläkin teknisesti lahjakkaampi, someriippuvaisempi ja ympäristötietoisempi Y-sukupolvi eli 1990-luvulla syntyneet nuoret alkavat valua työelämään. Tämän hetken suurin teknologiatrendi, ja kenties myös suurin haaste, on pitää heidät tyytyväisinä, kiinnostuneina ja motivoituneina. Tapahtumapalvelun tuottajalla on täysi työ pysyä tämän sukupolven teknisten vaatimusten tahdissa, mutta se kannattaa.
Lue myös, miten voitat taistelun tylsiä kokouksia vastaan ja miten valitset täydellisen kokoustilan.
Löydä parhaat tilat kokouksille: Kokoustilat Helsinki
Vieraskirjoittajana Linda Lönnqvist, Lyyti Oy
