Workshop. Siinäpä sana, joka herättää ihmisissä erilaisia reaktioita. Toiset ajattelevat, että “JES! Nyt keskustellaan ja työskennellään yhdessä!” ja toiset taas “Blaah, nyt keskustellaan ja työskennellään yhdessä.” Ei ole helppo miellyttää kaikkia, mutta muutamalla helpolla vinkillä workshopista saa taatusti innostavan.
Joskus workshopiksi on saatettu naamioida tilaisuus, joka voi todellisuudessa olla melko kaukana workshopista. Esimerkiksi konferensseissa on usein muutama avainpuhuja ja iso yleisö kuuntelee. Tämän jälkeen siirrytään pienempiin huoneisiin, joissa aloitetaan “workshop”. Usein ne ovat kuitenkin ennemminkin kyselytuokioita tai toinen luento kuin varsinaisia workshopeja.
Workshopin onnistunut fasilitointi on yksi taiteen muoto. Se, joka ajattelee, että pelkästään ihmisten saaminen samaan tilaan saa aikaa tulosta, on totisesti aliarvioinut fasilitoinnin vaativuuden. Oikein tehtynä workshop antaa mahdollisuuden oivallusten, yksimielisyyden ja toimintasuunnitelmien muodostamiseen.
Tässä viisi vinkkiä workshopin järjestämiseen:
1. Panosta workshopin suunnitteluun
a) Aseta workshopille selkeä tavoite sekä mieti, miksi se järjestetään (= tarkoitus).
b) Kutsu mukaan ne ihmiset, joita workshop koskee. Lähetä kutsu hyvissä ajoin ja tuo siinä esille työpajan tavoite ja tarkoitus. Näin osallistujat voivat valmistautua ennakkoon ja saat heistä workshopissa enemmän irti.
c) Luo suunnitelma ja aikatauluta eri osiot. Täytä agenda 80%:sti jotta aikatauluun jää tilaa keskeytyksille ja kysymyksille.
d) Ohjeista jokainen tehtävä huolellisesti. Muista, että workshopissa tavoite on asetettu, mutta tulos itsessään on ryhmän tekemä. Sinun tehtäväsi on tukea tätä prosessia.
e) Varaa riittävästi tilaa ja niin monta huonetta kuin tarvitsette. Varaa mieluummin liian iso kuin pian pieni huone. Ahtaus on ikävää. Mieti sisustus (vinkki tähän: riveihin asetetut tuolit eivät toimi workshopeissa, saarekkeet ovat parempia).
2. Ole valmis vähintään viisi minuuttia ennen workshopin alkua
a) Huolehdi, että paikalta löytyy kaikki tarvittava (kyniä, post-it -lappuja, valkotaulu, fläppitaulu, videotykki jne.)
b) Lehtiö ja kumi ovat lyömättömiä workshopissa. Varaa niitä tarpeeksi.
c) Kun osallistujat tulevat, tervehdi heitä. Taustamusiikki luo kivan fiiliksen.
d) Workshopin koosta riippuen jaa osallistujat maksimissaan 6 hengen ryhmiin.
3. Luo positiivinen ilmapiiri
a) Aloita heittämällä jokin osuva ice-breaker. Esimerkiksi niin, että pyydät jokaista osallistujaa kertomaan itsestään kaksi totuutta ja yhden valheen. Muut ryhmässä yrittävät arvata, mikä väittämistä ei pidä paikkansa. Jos kyseessä on ideointituokio, lämmittelyksi voi sopia vaikka harjoitus, jossa keksitään mahdollisimman monta käyttötarkoitusta eri esineille (vasara, tiiliskivi, kirjatuki…). Keksi jotain ryhmälle sopivaa joka herättää osallistujat.
b) Pyydä osallistujia kertomaan toisilleen jokin asia kuluneelta viikolta, joka sai heidät hyvälle tuulelle. Tämä saa aikaan positiivisen jutustelun, josta on hyvä jatkaa eteenpäin.
4. Vedä workshop
a) Pyydä välillä, että osallistujat kirjoittavat ylös ajatuksiaan paperille. Siten saat tietoosi myös vähän hiljaisempien henkilöiden mielipiteet, jotka keskustelussa joskus hautautuvat muiden alle.
b) Huomioi kaikki osallistujat. Kehu ja kannusta heitä. Jos huomaat että jonkun on hankala tulla ryhmässään kuulluksi, mene ystävällisesti auttamaan.
c) Varioi metodejasi, jottei workshop muutu monotoniseksi vaan pysyy raikkaana ja kiinnostavana.
d) Varmista, että osallistujat luottavat sinuun ja siihe, että tiedät mitä teet. Heille ei saa tulla sellainen olo, että prosessi ei etene.
e) Kun jokin tavoite tai tehtävä on suoritettu, anna osallistujien itse esitellä aikaansaannoksensa. Tavallisinta on, että yksi ryhmä kerrallaan esittää ideansa. Pidä huoli aikataulusta.
5. Lopeta yhteenvetoon ja keskusteluun
a) Yhteenvedossa joko sinä tai osallistujat vedätte workshopin langat yhteen ja mietitte, mitä ryhmä sai yhdessä aikaan.
b) Jos workshopissa ollaan päädytty tekemään konkreettisia tekoja, päättäkää, kuka tekee mitäkin ja milloin.
c) Arvioi: Mikä tässä workshopissa oli hyvää? Mikä olisi voinut olla paremmin?
d) Kiitä osallistujia, että he antoivat workshopille aikaansa, ajatuksensa ja sydämensä.
Toivotamme kaikille onnistuneita, luovia, taktisia ja tiimihenkeä kasvattavia workshopeja!
Vieraskirjoittaja: Antoni Lacinai
Kirjoittaja auttaa asiakkaitaan Ruotsissa workshopien pitämisessä. Lisäksi Lacinai luennoi, kouluttaa, moderoi ja fasilitoi workshopeja sekä on julkaissut aiheesta kirjoja ja oppaita.
Lue seuraavaksi:
Varoitus: tiimiyttäminen saattaa lisätä luovuutta ja tuottavuutta!
Esittelyssä pääkaupunkiseudun vuokrattavat saunatilat
Kokoustilat | Kokoustilat Helsinki | Kokoustilat Espoo | Kokoustilat Turku | Kokoustilat Tampere | Kokoustilat pääkaupunkiseutu | Edulliset kokoustilat | Edulliset kokoustilat Helsinki | Edulliset kokoustilat Tampere | Edulliset kokoustilat Turku | Kabinetit | Kokoushotellit | Kokouskartanot | Elämykset ja aktiviteetit
