Olipa kyseessä sitten juhlat, valmistujaiset, häät, pikkujoulut tai muu upea tapahtuma, tarjoiluilla voit tehdä osallistujiin lähtemättömän vaikutuksen. Vieraasi eivät todennäköisesti muista, montako kertaa soitit lempikappaleesi illan aikana, mutta he taatusti muistavat, jos pihvi oli raakaa tai porkkanakakku kuivaa.
Siispä kokosimme tähän artikkeliin Venuun vinkit pitopalvelun valintaan, usein kysytyt kysymykset cateringin varaamisesta sekä vielä varaajan muistilistan. Jos siis cateringin varaus on edessä, jatka lukemista!
Miten valita oikea pitopalvelu?
Pitopalvelu on usein yksi juhlan tärkeimmistä palveluista, sillä onnistuneet tarjoilut vaikuttavat merkittävästi vieraiden kokemukseen!
Paras pitopalvelu on sellainen, joka sopii juhlan tyyliin, budjettiin ja toiveisiin. Esimerkiksi häihin, yritysjuhliin ja syntymäpäiviin sopivat usein hieman erilaiset tarjoilukokonaisuudet. Tarjousten lisäksi kannattaa tutustua asiakasarvosteluihin, kuviin aiemmista toteutuksista sekä mahdollisuuksien mukaan osallistua maisteluun ennen lopullista päätöstä.
Kun omat toiveet ovat selvillä ja palveluntarjoajien vaihtoehtoja vertaillaan rauhassa, on helpompi varata pitopalvelu, joka sopii täydellisesti juuri omaan tilaisuuteen. Vaikka sopivan pitopalvelun löytäminen voi olla kinkkinen tehtävä, mutta näillä vinkeillä onnistut varmasti!
1. Määritä budjetti ja tarjoilujen laajuus
Voi kuulostaa tylsältä lähteä liikkeelle rahasta, mutta pitopalvelua valitessa se ratkaisee. Catering vie ison osan tapahtuman budjetista, ja harvalla on käytössään rajatonta rahakirstua.
Potentiaalisten catering-ehdokkaiden kanssa on myös hyvä jutella siitä, halutaanko juhliin iso ateria, yksi kakku kahvin kera, muutama sormisyötävä vai vähän kaikkea. Muista, että sinun ei tarvitse loihtia juhlatarjoiluja itse ellet halua, mutta voit pitää osan kokkausvastuusta myös itselläsi. Tärkeintä on tietää oman jaksamisen ja taitojen rajat, ja ulkoistaa suosiolla muu pitopalvelulle.
Pro Tip: Käy yhdessä pitopalvelun kanssa läpi, mitä budjetillasi on mahdollista saada, mistä tingitään ja mihin panostetaan. Ammattitaitoinen catering haluaa tehdä asiakkailleen upeita makuelämyksiä, joten he kyllä osaavat rakentaa maistuvat kokonaisuudet jokaiselle budjetille!
2. Luota vaistoosi ja makuaistiin, älä vain katalogiin tai nettisivuihin
Jos mahdollista, käy tapaamassa muutamaakin pitopalvelua, niin näet, oletteko samoilla aaltopituuksilla. Vasta yhteisen keskustelun jälkeen tiedät, onko teillä yhteinen näkemys ja ymmärrys tulevasta tilaisuudesta. Cateringin valinnan, jos minkä, voi siis tehdä (ainakin osittain) tunteella!
Pro Tip: Laadukkaan cateringin tunnistat siitä, että he ovat kiinnostuneita tilaisuudestasi, sen teemasta, tyylistä, tarkoituksesta, tavoitteista ja budjetista. Catering käyttää kaikkea tätä tietoa mahdollisimman sopivan menun muodostamisessa. Lisäksi pitopalvelua valitessa kannattaa sopia maistiaisista, erityisesti jos kyseessä on suurempi tilaisuus kuten häät tai yritystapahtuma! Vaikka joskus maistelumenun tekeminen maksaa, se on pieni hinta siitä, että saat mielenrauhan ja voit luottaa täysin pitopalvelun ammattitaitoon.
3. Huomioi yleisimmät ruokavaliot sekasyöjästä gluteenittomaan
Tänä erikoisruokavalioiden kulta-aikana sellaisen menun loihtiminen, joka täyttäisi kaikkien vaatimukset, on jonkin sortin taikatemppu. Jos tiedät vieraiden allergiat ja erikoisruokavaliot, on tärkeää ottaa ne huomioon. Isommissa tapahtumissa kannattaa huomioida ainakin yleisimmät allergiat ja erikoisruokavaliot.
Ammattitaitoiset pitopalvelut ovat varmasti törmänneet lähes jokaiseen erikoisruokavalioon. He osaavat ottaa ne huomioon sekä rakentaa menun siten, että kaikki osallistujat saavat syödäkseen ja ovat tyytyväisiä.
4. Selvitä tapahtumatilan fasiliteetit
Ennen kuin tilaat cateringia on hyvä tietää, minkälainen tapahtumatila on, ja asettaako se rajoituksia pitopalvelulle.
Selvitä ainakin nämä:
Saako tapahtumatilaan viedä omat ruoat? Jos ei, tilalla on todennäköisesti oma catering, jota järjestäjiä ohjeistetaan käyttämään.
Jos omat tarjoilut ovat sallittuja, on hyvä selvittää, minkälainen keittiö tilassa on, onko anniskeluoikeuksia, löytyykö astioita tai kuohuviinilaseja riittävästi ja löytyykö tilalta pöytäliinat ja lautasliinat vai olisiko nekin hyvä vuokrata.
Jos tapahtumatila ei ole cateringille tuttu ennestään, on hyvä varmistua, että hekin tietävät tilan puitteet tai käyvät jopa tarkistamassa fasiliteetit, jotta h-hetkellä ei tule ikäviä yllätyksiä. Selaa Venuun valikoimasta helposti omat ruoat sallivia juhlatiloja!
5. Etsi sielunkumppaniasi (myös pitopalvelussa)!
Kuten sanottu, sinun ja cateringin olisi hyvä olla samalla aaltopituudella. Älä välttämättä tyydy ensimmäiseen löytämääsi pitopalveluun (ellei se ole rakkautta ensisilmäyksellä), vaan ole yhteydessä vähintään muutamaan eri toimijaan, Venuussa cateringin kilpailutus sujuu nopeasti ilman säätöä.
Sellaisen toimijan kanssa neuvotteleminen ja ideointi on helpompaa, joka katsoo maailmaa (tai ainakin ruokaa) samalta kantilta. Bonuksena saatat saada onnistuneen makumatkan!
Usein kysytyt kysymykset pitopalvelun varaamisesta
Kuinka aikaisin pitopalvelu kannattaa varata?
Pitopalvelu kannattaa varata heti, kun juhlapäivä ja tapahtumapaikka ovat varmistuneet. Erityisesti kesän hääsesonkiin, valmistujaisiin ja pikkujoulukauteen liittyvät viikonloput täyttyvät nopeasti. Suosituimmat pitopalvelut voivat olla varattuja jopa vuotta etukäteen.
Mitä pitopalvelu maksaa?
Pitopalvelun hintaan vaikuttavat muun muassa vierasmäärä, tarjoiltava menu, mahdolliset juomatarjoilut sekä se, tarvitaanko paikalle tarjoiluhenkilökuntaa. Hintaan voivat sisältyä myös astiat, kuljetukset, pöytäliinat ja muut tapahtuman kannalta tärkeät palvelut.
Tarjouksia vertaillessa kannattaa tarkistaa tarkasti, mitä kokonaisuuteen kuuluu. Halvimmalta vaikuttava vaihtoehto ei aina ole edullisin, jos osa tarvittavista palveluista täytyy ostaa vielä erikseen.
Lue lisää pitopalvelujen hinnoista »
Voiko pitopalvelu huomioida erikoisruokavaliot ja allergiat?
Kyllä. Ammattitaitoiset pitopalvelut huomioivat yleensä yleisimmät erityisruokavaliot, kuten kasvis-, vegaani-, gluteenittomat ja laktoosittomat vaihtoehdot. Mahdollisista allergioista ja erityistoiveista kannattaa kuitenkin ilmoittaa hyvissä ajoin ennen tapahtumaa. Varmista pitopalvelulta milloin he viimeistään tarvitsevat tiedon ruokavalioista!
Pitääkö juhlatilassa olla keittiö?
Ei välttämättä. Monet pitopalvelut pystyvät toimimaan myös tiloissa, joissa ei ole varsinaista valmistuskeittiötä. Tällöin ruoat voidaan valmistaa etukäteen ja viimeistellä paikan päällä. Juhlatilan varustelu kannattaa kuitenkin aina tarkistaa ennen pitopalvelun varaamista.
Sisältyvätkö astiat ja tarjoiluhenkilökunta pitopalveluun?
Tämä riippuu palveluntarjoajasta ja valitusta kokonaisuudesta. Joissakin paketeissa astiat, tarjoilijat ja kuljetukset sisältyvät hintaan, kun taas toisissa ne laskutetaan erikseen. Sisällöt kannattaa tarkistaa tarjousta pyytäessä.
Voiko pitopalvelun kautta tilata myös juomatarjoilut?
Monet pitopalvelut tarjoavat myös juomapalveluita, mutta käytännöt vaihtelevat tapahtumapaikan mukaan. Osa juhlatiloista sallii omat juomat, kun taas toisissa juomatarjoilu tulee hankkia tilan tai pitopalvelun kautta.
Pitopalvelun varaajan muistilista
Pitopalvelun varaaminen sujuu huomattavasti helpommin, kun tärkeimmät asiat ovat selvillä jo ennen yhteydenottoa:
- Arvioi vierasmäärä mahdollisimman tarkasti
- Määritä tarjoiluille alustava budjetti
- Selvitä juhlatilan mahdolliset rajoitukset ja varustelu
- Listaa tarvittavat erikoisruokavaliot
- Pyydä tarjous useammalta pitopalvelulta
- Kysy, sisältyvätkö astiat, kuljetukset ja tarjoiluhenkilökunta hintaan
- Tarkista peruutus- ja muutosehdot
- Vahvista lopullinen henkilömäärä hyvissä ajoin ennen juhlia
Kun nämä asiat ovat kunnossa, vältyt yllätyksiltä ja voit keskittyä nauttimaan juhlapäivästä!
Etsitkö pitopalvelua? Selaa ja varaa Venuusta kaikki cateringit »
Venuusta löydät myös kaikki juhla- ja tapahtumatilat »
Venuu on Suomen suurin tilojen, pitopalvelujen ja tapahtumapalvelujen varausalusta, jossa legendaariset tapahtumat alkavat. 🎉
Löydä, varaa ja järjestä tapahtuma vaivattomasti!
Lue seuraavaksi:
- Parhaat cateringit ja pitopalvelut valmistujaisiin ja lakkiaisiin
- Venuun parhaat: 10 x catering ja pitopalvelu tarjoajaa juhliin
Catering ja pitopalvelu Helsinki | Catering ja pitopalvelu Espoo | Catering ja pitopalvelu Vantaa | Catering ja pitopalvelu Tampere | Catering ja pitopalvelu Turku | Catering ja pitopalvelu Lahti | Catering ja pitopalvelu Kouvola | Catering ja pitopalvelu häihin | Tarjoilut juhliin | Tarjoilut pikkujouluihin
