Pikkujoulut, asiakastilaisuus, syntymäpäivät, läksiäiset tai mikä tahansa yksityis- tai yritystapahtuma: järjesteltävää riittää varmasti. Ota hoitoon ainakin nämä asiat niin tilaisuuden järjestely muuttuu pakkopullasta hauskaksi seikkailuksi!
1. Suunnittele, suunnittele, suunnittele
Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty - myös tapahtumien kohdalla. Etenkin yritystilaisuuksissa on tärkeä määritellä, kenelle tilaisuus järjestetään ja mitä tilaisuudella halutaan saavuttaa. Yksityistilaisuuksissa järjestelyt kannattaa aloittaa miettimällä miten isosti halutaan juhlia.
Mieti tilaisuuden isot suuntaviivat:
- Miksi tilaisuus järjestetään ja mitä sillä halutaan saavuttaa? Haluatko juhlistaa omaa syntymäpäivää pienen piirin kesken vai lanseerata firman uuden tuotteen päräyttävästi?
- Kenelle tilaisuus järjestetään? Kutsutaanko paikalle vain 10 tärkeintä kaveria, koko toimiston väki vai kaikki tutut ja heidän avecinsa?
- Minkä kokoinen tapahtumasta tulee? Riittävätkö oman kodin tai toimiston tilat koko vierasjoukolle vai tarvitaanko erillinen juhlatila? Kestääkö tapahtuma työpäivän verran, pari tuntia vai koko illan pikkutunneille saakka?
- Milloin tapahtuma järjestetään? Eihän päälle satu kiireisiä syyslomaviikkoja, kansallisia juhlapäiviä tai kiireisin pikkujouluperjantai?
- Minkälainen teema tai tunnelma tilaisuuteen halutaan luoda? Vaihtoehtoja on rajattomasti: rentoa hengailua, intiimi hämyisä dinneri, virallinen bisnestunnelma vai luksusfiilis kattokruunujen kimalluksessa?
Noin! Olet jo vahvasti alussa! 💪
2. Kokoa apujoukot ja jaa vastuut
Älä pingota ja suorita kaikkea yksin! Kun tekijöitä on sopiva määrä, kukaan ei luhistu vastuiden ja stressin alle, mutta homma ei ole liian levällään ja pirstaloitunut. Oikea määrä järjestelijöitä riippuu vahvasti tilaisuuden koosta ja järjestelyjen määrästä.
Ainakin näihin hommiin on hyvä valita vastuuhenkilöt, vaikka samalla henkilöllä olisikin useampi homma kontollaan:
- Tila: tilavaihtoehtojen karsinta, tarjouspyynnöt (Psst! Venuu.fi on tähän paras ystävä), tilakatselmukset, varauksen teko, järjestelyjen käytännön sopiminen, siivouksesta sopiminen, tilan varustelu ja kalustus
- Tarjoilut: cateringin valinta, menun suunnittelu, kilpailutus, juomien hankinta, astioiden hankinta, menukyltit, erikoisruokavalioiden selvittäminen ja ilmoittaminen cateringille
- Kutsut: vieraslistan suunnittelu ja rajaus, kutsujen teko (, printtaus) ja lähettäminen, RSVP-listan ylläpito
- Ohjelmamestari: ohjelman ideointi ja suunnittelu, esiintyjien tai puhujien varaaminen, tapahtuman aikatauluttaminen ja aikataulun jako muille
- Vastaanottokomitea: ovien avaus vieraille, vieraiden ohjaus sisään, tervetuliaisssanat
- Projektipäällikkö: yleissilmäys ja lankojen yhdessä pitäminen, varausten vahvistaminen, aikataulussa pitäytyminen, vastuiden jakaminen: tämä tyyppi tietää missä koko juhlajärjestelyt menevät juuri nyt
3. Etsi täydellinen tapahtumatila
Tilan valinta on yksi tärkeimmistä tekijöistä niin tilaisuuden toimivuuden kuin tunnelmankin kannalta. Tapahtumatilan valintaan vaikuttavat etenkin haluttu sijainti, tilaisuuden henkilömäärä ja budjetti. Tilavalinta virittää myös tapahtuman fiiliksen: rento vai virallinen, boheemi vai urbaani?
Vinkit tilan valintaan:
- Mieti tärkeimmät speksit ensin: sijainti, henkilömäärä, tilan tyyli, budjetti ja kulkuyhteydet paikan päälle sekä mahdollisille jatkoille
- Mieti myös mitä tilalta kaipaat: onko tarvetta keittiölle, saunalle, piha-alueelle, äänentoistolle tai kokoustekniikalle? Haluatko että tila hoitaa kalusteiden siirtelyn ja loppusiivouksen vai teekö mieluummin kaiken itse?
- Kartoita valikoima usealla tarjouspyynnöllä. Venuussa lähetät kerralla tarjouspyynnön useammalle tilalle, ja vapaana olevan unelmatilan löytäminen helpottuu.
4. Hommaa tarjoilut
Joka tapahtumassa on hyvä olla vatsalle täytettä ja kurkulle kostuketta. Pienissä juhlissa tarjoilut voi hyvin tehdä itse, tai pyytää väkeä tuomaan yhteistä naposteltavaa ja juotavaa. Kookkaammissa tapahtumissa on paras kääntyä cateringin puoleen, sillä pitopalvelu hoitaa herkulliset tarjoilut, usein kuljetuksesta astioihin ja siivoukseen saakka, tehokkaasti, ilman ekstravaivaa.
Huomioi tarjoiluissa nämä:
- Varaa catering: Venuussa vertailet ja kilpailutat helposti pitopalvelut tapahtumaasi.
- Muista juomat: Juhlajuomia on moneen lähtöön, mutta alkoholitilauksen tekeminen on monien tapahtumien työlistalla.
- Alkoholittomat juomat: Kaikille ei alkoholi maistu, siitä syystä alkoholittomiin juomiin kannattaa satsata. Herkullisia mocktaileja ja booleja on pilvin pimein, ja ne maistuvat joka vieraalle.
- Välipalat: Jos tapahtumasi alkaa kokouksella ja päättyy iltajuhlaan, muista pitää huoli myös aamukahveista tai iltapäiväpullasta. Toisaalta, jos järjestät juhlat jotka kestävät aamuun saakka, harkitse yöpalan tarjoamista juhlakansalle perinteisen illan avaavan juhlaruokailun lisäksi.
5. Aikatauluta tehtävät
Monet järjestelyt pitää hoitaa sopivassa järjetyksessä ja sopivaan aikaan. Ota käyttöön kalenteri ja to do -lista, aseta muistutuksia ja merkkaa ylös hoidetut asiat:
Tehtävien aikataulutuksessa auttaa:
- Doodle: Sovi yhteiset aikataulut porukalla. Jaa linkki vierasjoukolle, jokainen saa valita ehdotetuista ajoista ne, jotka itselle parhaiten sopivat. Tämä pelastaa juhlapäivän ja suunnittelupalaverien sopimisen!
- Puhelimen muistio: Heitä tänne sekalaiset ideat, huomiot, puolivahingossa. löytyneet kiinnostavat linkit ja asiat, jotka haluat muistaa myöhemmin. Voit myös tehdä haave/idealistasta järjetelyporukan yhteisen, jaetun dokumentin johon kukin saa heitellä luovimmat ideansa ja nettilöytönsä. Käy ideat läpi kun inspiraatio iskee.
- To-do-listat paperilla tai sähköisesti: Lataa appi, jaa järjestelyjen to-do-lista Google Sheetsissä tai kasaa jättimäinen järjestelyposteri seinälle. Tehtyjen töiden raksittaminen se vasta palkitseekin!
6. Suunnittele ohjelma
Pidä tapahtuman kohdeyleisö ja tavoite mielessä, kun suunnittelet ohjelmaa! Joskus omat preferenssit kannattaa laittaa syrjään ja miettiä, mistä kyseisen tilaisuuden osallistujat innostuvat ja pitävät, ja mikä sopii tilaisuuden luonteeseen.
Mieti ohjelmaa valitessa:
- Halutaanko/sopiiko tilaisuuteen aktiviteetti, puhuja, bändi tai vaikka taikuri. Pikkutuhmat komedianumerot eivät välttämättä sovi kollegan eläkkeellejäämisjuhliin, samoin ooppera-aaria ei välttämättä nosta kaveriporukan pikkujoulufiilistä kattoon.
- Varmista, että tilasta löytyy tilaa ja varustelu ohjelmalle: bändille lava ja sähköt, photoboothille oma nurkkansa, kasvomaalaajalle pöytä tai puheenvuoroille mikrofoni.
- Ole ennakkoluuloton: vanhat perinteet ovat mukavia, mutta uutta kokeilemalla tapahtumat pysyvät mielessä vielä pitkään. Älä siis tartu automaattisesti tuttuihin ohjelmaideoihin, vaan kokeile jotain ennennäkemätöntä!
7. Ikuista tapahtuman taika
Elämän isot ja parhaat juhlat häistä työpaikan eeppisiin pikkujouluihin on tärkeää ikuistaa. Mieti, kaipaatko paikalle valo- tai videokuvaajaa ikuistamaan vaivalla järjestetyt kekkerit.
Myös livestriimaus voi olla erityisesti työpaikan juhlissa tarpeen, jos myös etäosallistuminen halutaan mahdollistaa. Näin myös vähän nuhaiset tai kauempana asuvat juhlijat pääsevät mukaan juhlatunnelmaan.
Psst!
Jos juhlajärjestelyt tuntuvat raskailta ja stressihiki nousee otsalle pelkästä ajatuksesta, moni tapahtumatoimisto tarjoaa ideointi- ja järjestelyapua juuri niin pienesti tai isosti kuin toivot.
Venuusta buukkaat kaiken tapahtumaasi käden käänteessä:
