Get started
Photo by Dose Media / Unsplash

Pikkujoulut, asiakastilaisuus, syntymäpäivät, läksiäiset tai mikä tahansa yksityis- tai yritystapahtuma: järjesteltävää riittää. Näiden helppojen nyrkkisääntöjen avulla tilaisuuden järjestely muuttuu pakkopullasta hauskaksi seikkailuksi!

1. Suunnittele, suunnittele, suunnittele

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty - myös tapahtumien kohdalla. Etenkin yritystilaisuuksissa on tärkeä määritellä, kenelle tilaisuus järjestetään ja mitä tilaisuudella halutaan saavuttaa. Yksityistilaisuuksissa järjestelyt kannattaa aloittaa miettimällä missä mittakaavassa halutaan juhlia.

Mieti tilaisuuden isot suuntaviivat:

  • Miksi tilaisuus järjestetään ja mitä sillä halutaan saavuttaa?
  • Kenelle tilaisuus järjestetään?
  • Minkä kokoinen tapahtumasta tulee?
  • Milloin tapahtuma järjestetään?
  • Minkälainen teema tai tunnelma tilaisuuteen halutaan luoda?

2. Kokoa apujoukot

Älä pingota ja suorita kaikkea yksin! Kokoamalla avuksesi järjestelyjengin voit jakaa urakan osiin, ja langat pysyvät paremmin tiimin käsissä. Ainakin näihin tehtäviin on hyvä olla oma tekijänsä:

  • Tila: tarjouspyynnöt, tilakatselmukset, järjestelyjen käytännön sopiminen
  • Tarjoilut: cateringin valinta, menun suunnittelu, kilpailutus, juomien hankinta, astiat
  • Kutsut: kutsulistan suunnittelu, kutsujen teko ja lähettäminen, vieraslistan ylläpito
  • Ohjelmamestari: ohjelman suunnittelu, tapahtuman aikatauluttaminen
  • Vastaanottokomitea: vieraiden ohjaus sisään, tervetuliaisssanat
  • Apuja löydät myös esim. Venuun Tapahtumakonsultilta , jotka etsivät tilaisuuteesi sopivan tilan tai Lyyti-palvelusta, joka auttaa hallitsemaan tapahtuman kutsuja ja ilmoittautumisia.

3. Etsi täydellinen tapahtumatila

Tilan valinta on yksi tärkeimmistä tekijöistä niin tilaisuuden toimivuuden kuin tunnelmankin kannalta. Tapahtumatilan valintaan vaikuttavat etenkin haluttu sijainti, tilaisuuden henkilömäärä ja budjetti. Tilavalinta virittää myös tapahtuman fiiliksen: rento vai virallinen, boheemi vai urbaani?

Vinkit tilan valintaan:

  • Mieti tärkeimmät speksit ensin: sijainti, henkilömäärä, tilan tyyli ja budjetti
  • Mieti myös mitä tilalta kaipaat: onko tarvetta keittiölle, saunalle, piha-alueelle, äänentoistolle tai kokoustekniikalle?
  • Kartoita valikoima usealla tarjouspyynnöllä. Venuu.fi:stä lähetät kerralla tarjouspyynnön useammalle tilalle, ja vapaana olevan unelmatilan löytäminen helpottuu.

4. Hommaa tarjoilut

Joka tapahtumassa on hyvä olla vatsalle täytettä ja kurkulle kostuketta. Pienissä juhlissa tarjoilut voi hyvin tehdä itse, tai pyytää väkeä tuomaan yhteistä naposteltavaa ja juotavaa. Kookkaammissa tapahtumissa on paras kääntyä cateringin puoleen, sillä pitopalvelu hoitaa herkulliset tarjoilut, usein kuljetuksesta astioihin ja siivoukseen saakka, tehokkaasti, ilman ekstravaivaa.

Huomioi tarjoiluissa nämä:

  • Varaa catering: Venuu.fi:ssä vertailet ja kilpailutat helposti pitopalvelut tapahtumaasi.
  • Muista juomat: Juhlajuomia on moneen lähtöön, mutta alkoholitilauksen tekeminen on monien tapahtumien työlistalla.
  • Alkoholittomat juomat: Kaikille ei alkoholi maistu, siitä syystä alkoholittomiin juomiin kannattaa satsata. Herkullisia mocktaileja ja booleja on pilvin pimein, ja ne maistuvat joka vieraalle.

5. Aikatauluta tehtävät

Monet järjestelyt pitää hoitaa sopivassa järjetyksessä ja sopivaan aikaan. Ota käyttöön kalenteri ja to do -lista, aseta muistutuksia ja merkkaa ylös hoidetut asiat:

Tehtävien aikataulutuksessa auttaa:

  • Doodle: Sovi yhteiset aikataulut porukalla. Jaa linkki vierasjoukolle, jokainen saa valita ehdotetuista ajoista ne, jotka itselle parhaiten sopivat.
  • Puhelimen muistio: Heitä tänne sekalaiset ideat, huomiot, puolivahingossa. löytyneet kiinnostavat linkit ja asiat, jotka haluat muistaa myöhemmin
  • To-do-listat paperilla tai sähköisesti: Lataa appi, tee lista Exceliin tai ruutupaperille. Tehtyjen töiden raksittaminen se vasta palkitseekin!

6. Suunnittele ohjelma

Pidä tapahtuman kohdeyleisö ja tavoite mielessä, kun suunnittelet ohjelmaa! Joskus omat preferenssit kannattaa laittaa syrjään ja miettiä, mistä kyseisen tilaisuuden osallistujat innostuvat ja pitävät.

Mieti ohjelmaa valitessa:

  • Halutaanko tilaisuuteen aktiviteetti, puhuja tai vaikka bändi
  • Varmista, että tilasta löytyy tilaa ja varustelu ohjelmalle: bändille lava ja sähköt, photoboothille oma nurkkansa jne.
  • Ole ennakkoluuloton: vanhat perinteet ovat mukavia, mutta uutta kokeilemalla tapahtumat pysyvät mielessä vielä pitkään.

Lopuksi vielä pieni muistutus, mitä tapahtumanjärjestäjän EI kannata tehdä: Takuuvarma muistilista epäonnistuneisiin juhliin »


Tarvitset tapahtumaan tietenkin myös huikean tapahtumatilan!

Katso upeimmat tilat Venuu.fi:stä:

Katso kaikki juhlatilat »
Katso kaikki kokoustilat »


Lue seuraavaksi:

5 vinkkiä pitopalvelun varaamiseen

TOP 10 Kokoustilat Helsingissä

20 x Helsingin uniikit juhlatilat

Juhlatilat Helsinki | Häätilat Helsinki | Kokoustilat Helsinki
Festlokal Stockholm | Bröllopslokal Stockholm | Möteslokal Stockholm
Wedding Venues Copenhagen | Meeting Rooms Copenhagen | Event Venues Copenhagen