Tapahtuman järjestäminen on hauskaa, palkitsevaa ja innostavaa, mutta se voi olla myös himpun verran haastavaa. Venuu kokosi yhteen tärkeimmät pointit tapahtuman järjestämiseen, joilla onnistut varmasti!
Ennen kuin aloitat, mieti näitä kahta asiaa:
💡 Miksi järjestät tapahtumaa - pidä "ydin ytimessä" koko sunnitteluprosessin ajan
💡 Mikä on budjetti? Onko siinä liikkumavaraa? Seuraa kulutusta esimerkiksi Excelillä tai jollain tapahtumanhallintajärjestelmällä.
Kun nämä asiat ovat selvät, voi suunnittelu alkaa! Seuraa alla olevia vinkkejä, ja tapahtuma valmistuu varmasti.
Tapahtuman kohderyhmä
Mieti tarkasti, kuka kohderyhmäsi on. Tarvitseeko tilaisuutta esimerkiksi tulkata? Onko mukana vanhempaa väkeä, jolloin istumapaikkoja olisi tärkeää olla ympäri tapahtumapaikan? Entä esteettömyys? Lastenhoitotila? Osallistujien tarpeisiin on helpompi vastata, kun kohderyhmä on kristallin kirkas.
Tapahtumaviestintä
Tapahtuma ei ole tapahtuma ilman osallistujia! Vaikka kyseessä olisi pienikin tapahtuma, kannattaa kaikki tieto kerätä yhteen paikkaan ja helposti saataville. Käytä viestinnässä mahdollisuuksien mukaan sosiaalista mediaa, tekstiviestejä/Whatsappia, sähköpostiviestintää ja isomman tapahtuman kohdalla myös ulkoista mainontaa.
Tapahtumatila
Mieti, mikä olisi suunnittelemallesi tapahtumalle paras tila. Onko kyseessä juhlava tilaisuus, johon sopisi juhlasali? Vai järjestätkö hauskaa toimintapäivää, johon ulkotila tai halli toimisi paremmin? Tapahtumatilaa valitessasi pidä mielessä jälleen kohderyhmä sekä tapahtuman ydin. Tsekkaa, filtteröi ja löydä Venuusta järjestämääsi tapahtumaan sopivin tila!
Tapahtuman sisältö ja ohjelma
Tarvitsetko tapahtumaasi jotain ekstraa pääsisällön lisäksi? Esimerkiksi esiintyjä, bändi tai hauska aktiviteetti jää varmasti osallistujilla mieleen. Suunnittele tapahtumaan myös sopivat tauot ja aikaa mahdolliselle minglaamiselle.
Tarjoilut tapahtumassa
Tapahtuma ilman tarjoilua on tylsintä, mitä tapahtumaskenessä voi tehdä. Mieti siis minkälaiset tarjoilut istuvat tapahtumaasi! Onko syytä hankkia lounaan ja dinnerin lisäksi esimerkiksi aamupalaa tai välipalaa osallistujille? Mieti myös, miten tarjoilut hoidetaan käytännössä: mahtuvatko esimerkiksi kaikki osallistujat ruokailemaan pöydän ääreen? Jos ei, valitse ruokaa joka ei vaadi haarukan ja veitsen käyttämistä.
Luvat ja vakuutukset kuntoon yleisötilaisuudessa
Yleisötilaisuudeksi luetaan sellaiset tapahtumat, jotka ovat avoimia kaikille joko maksutta tai pääsylipun ostamalla. Järjestäessäsi yleisötilaisuutta muista varmistaa, että erilaiset luvat ovat kunnossa. Tarkista tarvittavat luvat ja menettelyt kaupungin sivuilta, sekä ilmoita tapahtumasta poliisille. Yleisötilaisuuteen tulee tehdä myös esimerkiksi pelastussuunnitelma, mikäli paikalla on yli 200 henkeä. Jos tapahtumassa myydään ruokaa tai esimerkiksi alkoholituotteita, täytyy näihinkin olla luvat kunnossa.
Siivoaminen
Tapahtuman suunnittelemiseen kuuluu myös tapahtuman siivoamisen suunnittelu. Kuka korjaa pois erilaiset koristeet ja rekvisiitat tai ylijääneet tarjoilut? Mihin nämä voi viedä? Entä itse tapahtumapaikan siivoaminen? Kuuluuko se vuokrasopimukseen vai tuleeko teidän itse koota siivouskomitea kasaan? Kun tapahtuman siivoaminen on suunniteltu etukäteen, hoituu se tapahtuman päätyttyä stressittä.
Tapahtuman jälkeen
Hyvään tapahtumaan kuuluu jonkinlainen jälkiviestintä. Riippuen tapahtuman laadusta ja koosta, tämä voi olla mitä tahansa simppelin kiitos-tekstiviestin lähettämisestä koosteen tekemiseen. Tapahtuman vaikuttavuus voi jatkua tapahtuman jälkeenkin, kun jälkiviestintä on kohdillaan!
Tapahtumajärjestäjän opas – muistilista suunnitteluun
Nappaa alta muistilista tapahtuman järjestämiseen. Onnea suunnitteluun!
Lue seuraavaksi:
Pikkujouluopas: näin järjestät eeppiset pikkujoulut!
31 x juhlatilat: pääkaupunkiseutu
Näin järjestät parhaat yritystapahtumat!
