Kalsareissa vilahtava puoliso? Screenshare + ruudulla jotain ihan muuta kuin pitäisi? Mikrofoni päällä henkilökohtaisen puhelun aikana? Sellaista sattuu paremmissakin piireissä etäkokousten ollessa arkipäivää.

Viimeistään nyt kaikki osaa tulla langoille, mutta miten tehdä etäpalavereista vielä vähän parempia? Helposti, jos meiltä kysytään. Kokosimme etäkokousten pahimmat sudenkuopat, vältä siis näitä:

Ei agendaa tai fasilitoijaa

Jos olet etäkokouksen koollekutsuja, tämä koskee erityisesti sinua: valmistaudu huolella! Mieti etukäteen mitä käydään läpi, kenen on tärkeää olla paikalla ja mitä palaverilla on tarkoitus saavuttaa. Agendan ja tarvittavat ennakkomateriaalit voi jakaa jo kalenterikutsun mukana. Pidä huolta puheenvuorojen jakamisesta ja aikataulussa pysymisestä palaverin aikana.

Jos olet osallistuja: lue agenda, tiedä mistä puhutaan ja valmistaudu niin paljon kuin on tarpeen.

Myöhässä paikalla

Vaikka kokous olisikin virtuaalinen, kunnioita toisten aikaa saapumalla linjoille ajallaan. Kokousaikaa menee hukkaan, jos joudutaan odottelemaan tai käymään asioita läpi useampaan kertaan. Jos tilanne on päällä, kerro koolle kutsujalle tai muille osallistujille hyvissä ajoin mahdollisesta myöhästymisestä.

Multitaskaus

Älä tee etäpalaverissa mitään sellaista, mitä et tekisi lähipalaverissakaan. Keskity asiaan ja jätä sähköpostit ja muut hommat myöhemmäksi.

Mikrofoni auki koko palaverin

Koirat haukkuu ja kämppis tai muu perhe kolistelee palaverin taustalla. Perusmeininkiä. Muista siis laittaa mikrofoni mutelle, kun et puhu mitään. Varsinkin suuremmalla porukalla kokoustaessa hyvä nyrkkisääntö on pitää koko ajan mikki kiinni. Jos kaikilta kuuluu pientä hälyä, palaverista saattaa tulla todella rauhaton, kun kukaan ei kuule kunnolla ja aikaa menee asioiden toistamiseen. Huom. joissain softissa osallistujat voi mutettaa toistensa mikrofoneja. Tätä kannatta hyödyntää, jos tilanne meinaa mennä kiusalliseksi.

Kaikki mahdollinen auki selaimessa

Muista sulkea kaikki ylimääräinen, kun jaat näyttösi muille!

Unohda softien mahdollisuudet

Etäkokouksen ei tarvitse yrittää olla virtuaalinen kopio perinteisestä kokouksesta. Hyödynnä reippaasti kaikkia softien toimintoja, koska ne saattavat viedä etäpalaverisi aivan uudelle tasolle!

Esimerkiksi chattia voi käyttää linkkien jakoon, mutta isommalla porukalla sitä voi hyödyntää myös kysymyksiin ja kommentointiin. Näin kaikkien ei tarvitse puhua tai keskeyttää jatkuvasti, ja presentoija voi tarvittaessa vastata kysymyksiin tai kommentteihin juuri sopivalla hetkellä. Tällä tavoin kysymykset ja kommentit saadaan myös kätevästi kerättyä muistiinpanoiksi.

Whiteboard eli valkotaulu on hyödyllinen (ja hauska) ominaisuus monessa softassa. Ideoiminen keskustelun lomassa onnistuu helposti ja toisin kuin perinteisen valkotaulun äärellä, tilaa riittää kaikille.

Jaa porukka ryhmiin: virtuaaliset pienryhmät, kuten Google Meetin Breakout rooms, ovat mainioita isommassa palaverissa. Sadan hengen etäkokouksessa ideoita tuskin sinkoilee, joten voi olla helpompi välillä jakaa osallistujat keskustelemaan pienempiin porukoihin.

Kamera kiinni

Viimeisimpänä, mutta ei suinkaan vähäisimpänä: mikään ei ole ankeampaa, kuin presentoida tyhjälle huoneelle tai tyhjälle ruudulle. Kovinkin bisnestykki hyytyy, jos ei saa koskaan vastakaikua. Toisten kasvojen näkeminen on tärkeä osa vuorovaikutusta ja vaikuttaa sekä osallistujien sitoutumiseen että koko palaverin yleisfiilikseen. Laita siis kamera päälle, ja valitse ennen palaveria mahdollisimman rauhallinen tausta. Jos oman ympäristön esittely ei innosta, muista: useassa softassa voit vaihtaa taustan mielesi mukaan!


Lue seuraavaksi:

Etäkokoukset ja hybriditapahtumat: täsmävinkit tapahtumajärjestäjälle

Yhteistä tekemistä etänä: parhaat etäaktiviteetit ryhmille

Tapahtumaviestintä – mitä, kenelle ja milloin?


Kokoustilat Helsinki | Kokoustilat Espoo | Kokoustilat Vantaa | Kokoustilat Turku | Kokoustilat Tampere

Juhlatilat Helsinki | Juhlatilat Tampere | Juhlatilat Turku

Catering ja pitopalvelu Helsinki | Catering ja pitopalvelu Tampere | Catering ja pitopalvelu Turku