Nimikyltit on painettu ja vieraslista printattu, mutta mitä vielä – puolet listan vieraista ei saavu paikalle!
Jos tuskallisen moni peruu osallistumisensa tapahtumaasi tai ei vain koskaan saavu paikalle, on aika tarttua härkää sarvista ja varmistaa, että mahdollisimman moni tapahtumaasi ilmoittautuneista tulee mestoille. Näin se käy!
Tyypittele no-showt
Ota menneisyyden tapahtumista opiksesi, ja käy läpi vanhoja vieraslistoja. Yritä löytää punainen lanka niiden välillä, jotka eivät tapahtumaan koskaan saapuneet tai peruuttivat tulemisensa viime tingassa.
Olivatko kaikki perujat hyperkiireisiä bisneshirmuja vai tapahtuman aikaan kiireisiä pienten lasten vanhempia? Kun löydät perujille yhteisen nimittäjän, voit seuraavassa tapahtumassasi ratkaista heidän ongelmansa, ja mahdollistaa paikalle tulon: viiraa tapahtuman aikaa, sijaintia tai sen tarjoamaa lisäarvoa osallistujalle.
Jaa kalenterikutsu
Kaikki olemme sidottuja kalentereihimme, halusimme tai emme. Tee tapahtumasi lisääminen omaan kalenteriin mahdollisimman helpoksi ja sujauta kalenterikutsu tiedostona ilmoittautumisen vahvistusviestiin tai muistutusmeiliin. Kun tapahtuma seisoo kalenterissa, muut tulevat menot tulee aikataulutettua sen ympärille, ei päälle.
Panosta tapahtumaviestintään
Tapahtumaviestintä on onnistuneen tapahtuman A ja O. Hoitamalla kutsu- ja muistutteluprosessin fiksusti pidät tapahtumasi osallistujien mielessä ja teet osallistumisesta helppoa. Lue vinkkimme onnistuneeseen tapahtumaviestintään, ja harkitse tapahtumahallinan työkalun, esim. Lyytin hankkimista jos kyseessä on yritystapahtuma. Testaa myös vanhat kunnon tekstarit!
Eikä unohdeta tapahtuman aikana tapahtuvaa viestintää. Ketterä ja automatisoitu viestintäprosessi tapahtuman aikana ja sen ympärillä säästää resursseja ja aikaa, ja aika on tapahtumamaailmassa rahaa! Kurkkaa vertailu ja valitse juuri teidän tapahtumaan sopivin tapahtumahallinnan työkalu »
Ota jonotus käyttöön
Vaikka tapahtumasi buukattaisiin täyteen heti kättelyssä, älä tuudittaudu turvallisuuden tunteeseen. Pidä kiinni kiinnostuneista osallistujista tarjoamalla mahdollisuus jonottaa tapahtumaan sen täytyttyä. Peruuntumisien sattuessa voit tarjota vapautuntta paikkaa jonossa seuraavalle, eikä flunssa-aallon keskellä koko tapahtuma tyhjene ykskaks.
Kaverikutsut
Jos järjestät yritys- tai mediatapahtumaa, anna osallistujille mahdollisuus välittää kutsu tai etuhintainen tiketti tapahtumaan kollegalle tai saman alan asiantuntevalle tuttavalle. Tällöin jos kutsumasi vieras ei pääsekään paikalle, hän voi kannustimen rohkaisemana hankkia tilalleen jonkun entistä timanttisemman osallistujan. Win-win-win!
Tee perumisesta ja ilmoittautumisesta helppoa
Mitä helpommaksi teet vieraille pitää sinut ajan tasalla liikkeistään, sitä ajantasaisempi ilmoittautuneiden listasi on itse tapahtumapäivänä. Jos mukaan on hankala päästä tai perumisesta ilmoittaminen on työlästä, moni jättää vain tulematta.
FOMO tulee!
Laita huhumylly mylläämään ja tee potentiaalisille sekä jo ilmoittautuneille vieraille selväksi, että tapahtumassa on luvassa jotain jännittävää, jota he eivät halua missata. Varsinkin media- ja vaikuttajatapahtumissa ilmainen skumppalasi ei enää riitä saamaan väkeä paikalle, vaan monet ilmoittautuvat tapahtumiin, joista saavat lisäarvoa. Kiinnostava puhuja, workshop, eksklusiivinen sneak peak tai muu FOMOn kohottaja takaa, etteivät ihmiset halua missata tapahtumaasi.
Tapahtuma alkaa sopivasta tilasta. Venuu.fi:stä löydät niistä parhaat:
Katso kaikki tilat »
Lue seuraavaksi:
- Tapahtumaviestintä – mitä, kenelle ja milloin?
- Venuun parhaat: 10 x elämykset ja elämykselliset tilat
Kokoustilat Helsinki | Kokoustilat Espoo | Kokoustilat Vantaa | Kokoustilat Turku | Kokoustilat Tampere
Juhlatilat Helsinki | Juhlatilat Tampere | Juhlatilat Turku
Catering ja pitopalvelu Helsinki | Catering ja pitopalvelu Tampere | Catering ja pitopalvelu Turku
