Vieraskynä: Eventilla / Vilma Autio

Jokainen tapahtumia järjestänyt tietää, että järjestelyihin liittyy paljon pieniä muistettavia asioita. Mitä lähempänä h-hetkeä ollaan, sen enemmän asioita tapahtumajärjestäjällä on työpöydällään. Kutsut, ilmoittautumiset, mahdolliset lippujen laskutukset, erilaiset ohjeet ja viestintä, tapahtuman markkinointi, itse tapahtumapäivän sujuva toteutus sekä tapahtuman jälkeinen palautteen keräys ja osallistujien kiitosten muistaminen ovat vasta alkua. On pelkästään inhimillistä, että kokonaisuuden pitäminen hyppysissä voi joskus tuntua hankalalta.

Vaan hätä ei ole tämän näköinen! Hommasta voi tehdä helpompaa, automatisoimalla niin suuren osan tapahtuman järjestelyistä kuin mahdollista. Me Eventillalla ollaan oltu mukana mahdollistamassa jo kymmenien tuhansien tapahtumien vaivaton järjestäminen tarjoamalla tapahtumanhallinnan kokonaisvaltainen ratkaisu asiakkaidemme käyttöön.

Missä kaikessa automatisointi auttaa?

1. Tapahtumaviestintä

Tapahtumanhallinnan työkalu tarjoaa paljon mahdollisuuksia viestinnän automatisointiin. Automaatiot varmistavat viestin varman kulun oikea-aikaisesti, oikeille ihmisille ja vapauttavat tapahtumajärjestäjän aikaa muihin juokseviin asioihin tapahtuman lähestyessä. Tapahtumanhallinnan työkalua käytettäessä koko tapahtumaviestinnän voi rakentaa täysin valmiiksi vaikka puoli vuotta ennen tapahtumaa!

On erittäin suositeltavaa esimerkiksi:

  • Lähettää vahvistusviesti automaattisesti heti ilmoittautumisen tai lipun oston jälkeen
  • Tarjota vahvistusviestissä mahdollisuus omien ilmoittautumistietojen muokkaamiseen – näin asiakaspalvelusi ei ruuhkaudu pienten korjausten takia
  • Lähettää muistutusviestejä ilmoittautuneille tai lipun ostaneille, ehkä jopa useampaan kertaan
  • Kohdentaa viestintä lipputyypin mukaan - esimerkiksi hybriditapahtumassa ajo-ohjeet vain liveosallistujille ja webinaarilinkki vain etäosallistujille
  • Lähettää palautekysely vain heille jotka osallistuivat tapahtumaasi

Kurkista lisää vinkkejä tapahtumaviestintään »

2. Tietoturvallisuus

Tapahtumiin kerättävät ilmoittautumiset tai lipun ostaneiden tiedot ovat aina henkilötietoja, joiden käsittelyssä pitää olla tarkkana. Käyttämällä tapahtumien järjestämiseen tarkoitettuja työkaluja voit olla varma siitä, että keräämästi henkilötiedot ovat turvassa GDPR:n vaatimalla tavalla.

Tapahtumanhallintatyökalulla voit:

  • Ajastaa henkilötietojen anonymisoinnin
  • Jakaa aina ajantasaisia listoja ilmoittautujien tiedoista rajoitetun ajan toimivan linkin kautta
  • Valita jaettavaksi vain välttämättömät tiedot – esimerkiksi pitopalvelu ei noutopöytää varten tarvitse osallistujien henkilötietoja, joten voit jakaa heille pelkät ruoka-aine allergiat sisältävän listan

Lue lisää GDPR:n vaatimuksista tapahtumanjärjestäjälle »

3. Tiedon siirtäminen eri järjestelmien välillä

Tapahtumia järjestävillä yrityksillä on monesti käytössä useita eri järjestelmiä. Tapahtumanhallintajärjestelmän integraatiot mahdollistavat valtavan määrän automaattisia toimintoja, ja auttavat välttämään inhimillisiä virheitä. Integraatiot säästävät myös selvää rahaa – monet järjestelmät laskuttavat käyttäjätunnusten määrän mukaan, joten on valtavan kätevää esimerkiksi luoda tapahtumaan liittyvä webinaari Zoomiin tai muuhun webinaarijärjestelmään suoraan Eventillasta ilman tarvetta kirjautua webinaarijärjestelmään ollenkaan!

Eniten tapahtumajärjestäjän elämää helpottavia integraatioita ovat:

  • Webinaari-integraatiot, jotka mahdollistavat esimerkiksi webinaarien luomisen, webinaarilinkin jakamisen varmasti oikeassa muodossa viestinnässä sekä osallistujatietojen seuraamisen.
  • CRM-integraatiot, jotka vievät tapahtumien osallistujatiedot suoraan asiakkuudenhallintajärjestelmään oikeille listoille ilman manuaalista tietojen siirtelyä.
  • Taloushallinnon integraatiot, joiden avulla laskutustiedot viedään automaattisesti oikeaan järjestelmään

4. Aiempien tapahtumien hyödyntäminen

Monelle tapahtumajärjestäjälle on tuttua aloittaa joka ikisen tapahtuman kohdalla kaikki tekeminen alusta. Jokainen tapahtuma tarvitsee oman verkkosivunsa, ilmoittautumislomakkeensa, viestinsä ja muotoilunsa… Tapahtumanhallintajärjestelmän käyttäminen tuo tähän kaivatun muutoksen, ja säästää hurjan paljon aikaa ja hermoja.

Kannattaa esimerkiksi:

  • Aloittaa uuden tapahtumasivun luominen kopioimalla aiemmin luotu tapahtuma
  • Uudelleenkäyttää kevyin muokkauksin valmiita lomakepohjia
  • Kopioida tapahtuman mukana ajastetut viestit
  • Käyttää uudestaan aiemmin luotuja palautekyselyitä

Kaikki tapahtumia järjestäneet tietää, että niiden tekeminen vaatii paljon ajatustyötä ja etukäteen valmistelua. Ihan kaikkea ei saada automatisoituja, ja tapahtuman järjestelyjen edetessä tuppaa monesti tulemaan myös yllätyksiä vastaan joihin on reagoitava spontaanisti. Ne osat jotka voi helposti automatisoida etukäteen kannattaa myös automatisoida, jotta aikaa jää kaikkeen muuhun mitä tapahtumasi tarvitsee.

Mukavia tapahtumia ja tsemppiä viime hetken järjestelyihin! Jos tapahtumajärjestelyiden automatisointi kuulosti ihanalta, kerromme mielellämme lisää siitä miten voimme helpottaa arkeasi tapahtumien parissa. Laita ihmeessä meille Eventillalaisille viestiä, niin jutellaan lisää!

- Eventilla / Vilma Autio


Puuttuuko tapahtumaltanne vielä tila? Venuu.fi auttaa!

Katso kaikki tilat »


Lue seuraavaksi:

Kaikki mitä tarvitset onnistuneisiin juhliin - the ultimate guide

Venuun parhaat: 10 x Luovat tilat kokouksiin, workshopeihin ja seminaareihin


Juhlatilat | Juhlatilat Helsinki | Juhlatilat Turku | Juhlatilat Tampere | Kokoustilat Helsinki | Kokoustilat Turku | Kokoustilat Tampere | Edulliset juhlatilat Helsinki | Edulliset juhlatilat Tampere | Yritysjuhlat | Kesäjuhlat ja kesäpäivät | Edustustilat | Seminaaritilat | Kokoustilat Oulu

Catering ja Pitopalvelu Helsinki | Catering ja Pitopalvelu Espoo | Catering ja Pitopalvelu Vantaa | Catering ja Pitopalvelu Tampere | Catering ja Pitopalvelu Turku | Catering ja pitopalvelu Kuopio | Catering ja pitopalvelu Oulu | Catering ja pitopalvelu pääkaupunkiseutu | Catering ja pitopalvelu vegaaneille | Catering ja pitopalvelu juhliin